CDD REMPLACEMENT CONGÉ MATERNITÉ
Au sein de la CCI Charente Formation, sous la responsabilité de la Directrice en charge des formations professionnelles ; vous avez la charge de la gestion administrative des formations. Vous assurez la conformité et la saisie des informations nécessaires à l'édition et à la transmission des contrats et conventions, à la réalisation et au suivi de la formation, à la certification, à la facturation et aux différents suivis et reporting exigés (internes et externes). Vous utilisez les outils du système d'informations internes (Yparéo) et externes (plate-formes EN, DREETS, autres). Vous collaborez à la gestion et à la coordination des moyens, à l'écoute et à la transmission des informations auprès des apprenants, des familles, des entreprises, des équipes internes et autres parties prenantes.
Gestion accueil et information :
- Être responsable de l'accueil et du renseignement des visiteurs et des clients internes et externes ;
- Assurer les contacts et communications téléphoniques ;
- Réceptionner et transmettre les courriers, contrats, dossiers et autres documents papiers et électroniques ;
- Consulter, répondre et dialoguer avec les différents services internes, les partenaires institutionnels et les clients (entreprises, étudiants, apprentis, stagiaires, service de la Région, du Rectorat.). ;
- Communiquer aux formateurs toutes les informations nécessaires au fonctionnement de leur service de formation, avec les apprenants pour leur scolarité et avec les entreprises pour le suivi de leur apprenti ou stagiaire ;
- Assurer l'interface entre les clients (Entreprises, jeunes, branches professionnelles, réseaux, etc.) et le développeur.
Gestion administrative :
- Mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus, tableaux de bord, concevoir tout ou partie de ceux-ci ;
- Rédiger les dossiers, contrats et conventions spécifiques au service ;
- Etablir les dossiers et convoquer les étudiants, apprentis ou stagiaires et transmettre tous les éléments de suivi et de gestion des formations ;
- Traiter les enquêtes diverses, tenir les statistiques du service et les tableaux de bord des différentes activités ;
- Participer avec le responsable pédagogique à la collecte des notes et des appréciations des formateurs et établir les bulletins semestriels des apprentis.
Suivi pédagogique :
- Assurer l'interface entre les intervenants, les apprenants et les responsables pédagogiques ;
- Créer les accès informatiques des intervenants, apprenants et tuteurs ;
- Organiser les jurys de soutenances, de projet et de stages ;
- Participer à l'inscription des apprenants aux examens ainsi qu'à leur organisation avec le service planning et le responsable pédagogique ;
- Participer à l'organisation des réunions d'équipes pédagogiques et des réunions tuteurs.
Développement et promotion de l'établissement
- Participer aux différents évènements de promotion de l'établissement, des formations et des métiers ;
- Contribuer en coordination avec le chargé développement à la mise en place des TRE, au placement des apprentis en entreprise, à l'organisation de jurys de recrutement .
Formation : Formation bac +2 ou équivalent en gestion administrative.
Expérience de 2 à 3 ans minimum dans l'assistanat administratif et si possible dans un centre de formation.
Avoir une vision globale de l'environnement de la formation et de l'apprentissage en particulier. Connaître les dispositifs de formation en alternance.
Compétences / connaissances :
- Aisance relationnelle, au téléphone notamment
- Maîtrise des outils numériques et bureautiques : Word, Excel (fusions, publipostage, tableaux croisés dynamiques, Outlook),
- Expérience éventuelle de solutions de formation telle qu'Yparéo ou d'accompagnement à distance
- Travail en autonomie
- Gestion du temps et des délais
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