Assistant.e administratif.ve

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Placé sous la responsabilité de la Direction de l’Environnement, vous aurez pour missions des tâches administratives variées : secrétaire, gestion de plan et stock, accueil physique et téléphonique du public. Missions / conditions d'exercice Activités principales :

- Gestion du standard : recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Accueil physique des usagers : renseigner et/ou transmettre la demande aux responsable concernés
- Enregistrement du courrier départ/arrivé, transmission aux services, envoi des courriers, diffusion de l’information générale (note, information COS…) et des demandes des écoles
- Travaux de bureautique : saisie et mise en forme des documents informatiques (courriers, tableaux, plannings, fiches descriptives rapports, note, consultation…) pour les 3 services de la DE
- Réalisation de plan d’irrigation, des espaces verts et du SIG
- Gestion du patrimoine plan irrigation/espace verts
- Gestion des stocks du patrimoine arboré de la pépinière
- Gestion et suivi des stocks matériel, pépinière, magasin etc… (entrée, sortie, inventaire)
- Gestion et suivi de manifestation diverses (JPO, APIDays, Concours Jardin & Balcon Fleuris…)
- Suivi du tableau de bord des demandes d’intervention (administrés, services communaux, associations…)

Activités secondaires :

- Suivi du tableau de bord des constats amiables d’accidents
- Accompagnement à l’utilisation de l’outil information de plusieurs agents de la DE
- Suivi des demandes et de remplacement des plantes de bureaux des différents services communaux
- Suivi du calendrier des réservations de la salle de réunion
- Suivi et classement des courriers arrivés et départs Profils recherchés Savoirs /Savoir-faire :
Compétences techniques :

- Maitrise des techniques de secrétariat
- Bonne communication
- Maitrise des logiciels de bureautique
- Bonne connaissance des procédures administratives
- Connaissance du logiciel de plan (Cadwork)

Savoir-être :
Comportement, attitudes, qualités humaines, compétences relationnelles, managériales :

- Esprit d’équipe
- Autonomie, organisation et rigueur
- Polyvalence
- Sens de l’écoute, ténacité
- Capacité
- Qualités relationnelles