Gestionnaire guichet unique et etat civil (h/f)

La Mairie du Trait (5000 habitants) recrute un gestionnaire Guichet Unique Etat-Civil.

Au sein du pôle Ressources et Règlementation, le service des Affaires Administratives et Juridiques se compose de huit agents. Les missions de ce poste sont principalement l'accueil physique et téléphonique du public, l'instruction des CNI et des Passeports, et procéder aux inscriptions scolaires, périscolaires et de la restauration scolaire.

- Accueil physique et téléphonique du public
- Donner aux usagers les premiers renseignements sur diverses procédures (état-civil, permis d’urbanisme, services proposés par la collectivité…)
- Procéder aux Inscriptions scolaires, périscolaires, restauration…
- Gestion de la location de la salle Pierre Perret (convention, régie, etc, …) et autres salles municipales (associations, entreprises)
- Assurer la responsabilité de régisseur suppléant de la régie Guichet unique (Forains, cirque, locations de salle, etc…)
- Réalisation de travaux de bureautique : Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers, secrétariat divers
- Complémentarité avec l’état-civil (Préparation des dossiers et établissement des actes : pré reconnaissance, naissances, mariages, décès, transcriptions de décès, baptêmes civils, noces d’or, livrets de famille, adjonction de nom)
- Réponses aux courriers des particuliers, administrations et notaires…
- Délivrance d’imprimés divers (certificat de cession de véhicule, demande de certificat d’immatriculation, demande de casier judiciaire, etc…)
- Inscription et radiations des électeurs et changements d’adresse et de bureau
- Recensement militaire
- Attestation d’accueil des étrangers
- Instruction des CNI et Passeport (prise de rdv, traitement des dossiers, remises des documents…)
- Tenue des tableaux de bords hebdomadaires de suivi de l’activité ;

SAVOIR-FAIRE ET COMPETENCES REQUISES
- Techniques et outils de communication
- Organisation et activités des services
- Fonctionnement du standard téléphonique
- Technique d’écoute
- Organigramme de la collectivité
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Techniques de secrétariat

SAVOIR-ETRE
- Accueillir le public avec amabilité
- S’exprimer clairement
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir rendre compte
- Qualité d’écoute et de conseil
- Excellentes qualités relationnelles et sens des relations humaines
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve

CHAMP RELATIONNEL
- Relation directe avec les visiteurs
- Relation directe avec l’autorité territoriale et le Directeur Général des Services
- Relation permanente avec l’ensemble des services de la collectivité