La commune de Mignaloux-beauvoir recherche une secrétaire des services techniques à partir du 01 octobre 2024 jusqu'au 30 avril 2025 ( remplacement congés maternité).
Prérequis : avoir une expérience dans le secrétariat et en mairie et/ou collectivités territoriales (au moins 6 mois exigé)
Niveau : bac + 2
Assurer le secrétariat des Services Techniques :
- Gérer la boite mail
- Rédiger les courriers pour le service
- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »
- Transmettre sur l'application CARL les demandes de travaux de voirie
- Réaliser les comptes rendus des réunions du service
- Réaliser tout type de documents administratif à la demande des agents du service
- Veiller à l'affichage et la diffusion des informations
Assurer l'accueil téléphonique du service technique :
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Prendre note des doléances des citoyens et en assurer le suivi ( exécution, retour d'information au demandeur.)
- Bien identifier et gérer la demande ainsi que son degré d'urgence
- Réaliser la prise de rendez-vous et de message pour les Services Techniques
Missions en lien avec la comptabilité :
- Gestion des bons de commande : envoi des devis pour engagement puis transmission aux services et aux entreprises.
Missions en lien avec l'urbanisme (souhaitable, non obligatoire):
- Assurer la permanence du service urbanisme pendant les congés de la responsable :
- Vérification de la complétude des dossiers (PC, DP, CU, DIA) pour transmission aux services instructeurs de Grand Poitiers
- Réception des dossiers puis mise en signature et envoi aux pétitionnaires
- Savoir utiliser l'application DDCWEB
- Réceptionner, transmettre, notifier et suivre les demandes d'autorisation de travaux (ERP)
Experience: 6 An(s) - collectivité/mairie/secrétariat
Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous
Qualification: Manœuvre
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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