Cdd charge(e) d'appui aux operations et de versements

CDD CHARGE(E) D'APPUI AUX OPERATIONS ET DE VERSEMENTS

Quel sera votre rôle ?

Au sein de la Division Accompagnement Technique et Mixage des ressources (ATM) de PROPARCO, il s’agit, en coordination avec les chargés d’affaires et d’appui budgétaire de la Division et/ou du Département, d’effectuer les traitements administratifs et financiers relatifs à la mise en œuvre des projets d’accompagnement technique (AT) financés par Proparco afin d’assurer les paiements dus aux bénéficiaires ou directement aux prestataires de services, le respect des engagements contractuels mais aussi le bon pilotage et suivi de l’activité.
Dans ce cadre, le/la chargé(e) d’appui aux opérations et des versements pourra être amené, en fonction des besoins et de la période, à effectuer les tâches suivantes:

- Traitement des demandes de versements de fonds reçues des bénéficiaires ou des factures des prestataires de service lorsqu’ils sont directement recrutés par Proparco :
Les dossiers de versement seront préparés et circulés par le Consultant et validés par les chargés d’affaires de la Division ATM puis les responsables hiérarchiques prévus par les procédures PROPARCO/AFD.
Ils comprennent la levée des conditions suspensives aux versements, la vérification du respect des engagements particuliers, et la vérification de la justification de l’utilisation (cf. point suivant).
- Vérification de la justification de l’utilisation des fonds au regard des engagements contractuels :
Cette vérification est à faire pour tous les versements traités. Elle consiste en la vérification des pièces/documents (contrats, factures, extrait de compte bancaire etc) transmis par les bénéficiaires des fonds permettant de justifier l’utilisation effective des subventions versées par Proparco, en coordination avec les chargés d’affaires ATM qui suivent la réalisation opérationnelle des projets (présence et qualité des livrables), et au regard des engagements pris dans les conventions de financement AT signés avec les bénéficiaires ou les contrats cadres signés avec les prestataires.
- Assurer la complétude des tableaux de pilotage financiers d’ATM :
La mise à jour des tableaux de suivi ATM est à effectuer à chaque versement, mais également en continue, en fonction de la vie des projets (avenants, annulations, etc.). Des allers retours avec la DAF ou le MOI de Proparco sont à prévoir pour ajuster éventuellement les taux de conversion de change ou les prises en compte des différentes taxations. Il est attendu du consultant qu’il participe à l’amélioration des outils de pilotage de la division.
- Participation aux exercice de mise à jour des prévisions de versements ou d’appel de fonds :
En coordination avec les chargés d’affaires et en lien avec les services financiers de Proparco, fournir des estimations des prévisions de décaissements mensuelles, trimestrielles ou annuelles selon les ressources et les types d’exercices. Tenir à jour ces prévisions de manière à pouvoir répondre rapidement aux exercices de redevabilité et de planification des bailleurs.

Autres tâches possibles (à déterminer en fonction du temps alloué et de la pertinence):
- Appuyer le management et les chargés d’affaires de la Division ATM dans les différents reportings liés à l’activité et/ou aux projets
Contribuer à l’élaboration, la rédaction et la mise à jour des rapports d’activité au CA (PROPARCO et FISEA) et aux délégataires (UE, FVC…) notamment par la production de données agrégées sur l’activité de la Cellule (données opérationnelles).
- S’assurer de la bonne réalisation du contrôle de second niveau sur la justification des avances sur les projets d’AT
Chaque trimestre, ATM doit fournir des éléments d’audit sue les avances qu’elle a versé, qui sont vérifiée par la division de l’AFD DCV. Il s’agit de tenir à jour des tableaux dédiés aux versement par avances et de vérifier de manière régulière les justificatifs reçus sur ces avances.
- Renseignement des informations liées aux projets dans les outils de pilotage et du système d’information pour assurer le bon suivi de l’activité
A chaque traitement de versement ou sur les nouveaux projets présentés en comité d’identification ou de décision ou pour les projets dont un contrat de financement AT est en cours de signature, le consultant s’assurera que les informations d’un projet (e.g. dates clés, données financières, données opérationnelles telles qu’indicateurs d’impact ou réalisations effectives) sont bien renseignées dans le système d’information opérationnel groupe AFD et dans les outils de pilotage de l’activité internes à la cellule ATM.
Si le temps le permet, le consultant réalisera également ce travail sur le portefeuille de projets d’AT vivants, même si ceux-ci ne font pas l’objet d’un versement, d’une signature ou d’une instruction sur la période, en particulier pour faciliter la réalisation d’une évaluation d’impact de l’activité d’AT réalisée par un autre Consultant en parallèle de cette Mission.
- Vérification de la complétude des dossiers dans le système d’archivage du Groupe AFD
A chaque traitement de versement ou sur les nouveaux projets présentés en comité d’identification ou de décision ou pour les projets dont un contrat de financement AT est en cours de signature, le Consultant s’assurera que tous les documents qui doivent être archivés sur les projets d’AT tel que prescrit par les procédures groupe AFD sont bien présent dans le SI d’archivage et complétera cet archivage en cas de pièces manquantes. L’archivage concerne les documents liés à l’instruction/décision d’octroi des projets, la contractualisation avec le bénéficiaire ainsi que le suivi mise en œuvre (y.c. versements et vérification de l’utilisation des fonds).
Le consultant fera dès son arrivée cette vérification et compléments sur les projets signés ayant été sélectionnés dans le cadre d’un audit interne, qui donneront lieu ou pas ensuite à un versement de fonds.
- Création du bénéficiaire dans le SI Groupe AFD
A l’entrée en relation avec un client (bénéficiaire d’une subvention d’AT) ou avec un fournisseur (recruté par Proparco pour apporter de l’expertise – AT à un client), le consultant créera leur «identité» dans le SI du Groupe AFD, en collectant et renseignant les informations et pièces administratives prévues par la procédure interne.
Cela sera fait sur les projets en cours de signature, ou avant un versement, si cela n’a pas été déjà fait, donc sur une dizaine de dossiers maximum.
- Préparation de dossier de levée des conditions suspensives à la signature du contrat
Le consultant constituera le dossier de levée de Conditions Suspensives nécessaire à la signature d’un contrat avec un client existant ou nouveau client de Proparco, contenant des documents administratifs tels qu’extrait K Bis ou RIB/IBAN (qui pourront être demandés directement au client) ou l’approbation du Conseil d’administration des termes du contrat (qui seront transmis par le chargé d’affaires de la Division ATM). Le nombre de dossier à constituer sera d’une dizaine environ.

Qui recherchons nous ?
Le/la candidat(e) correspondra au profil suivant :
Bac+4/5
Compétences et expérience en termes de traitement administratif et financier
Compétences et expériences en matière d’utilisation des subventions/ressources publiques et de vérification de la bonne utilisation de ces fonds
Compétences et expériences en matière d’archivage et renseignement de systèmes d’information
Connaissance de l’offre d’accompagnement technique (AT) fournie par des Institutions Financières de Développement serait un plus.
La connaissance de PROPARCO et/ou de son action ainsi que d’autres bailleurs de fonds sera une valeur ajoutée.
Connaissance des géographies d’intervention de PROPARCO, et pertinence de vos références pour ce type de mission seraient valorisées.
Autonomie, capacité à travailler à distance, sens de l’écoute, synthétique.
Capacités linguistiques adéquates : français et anglais (la documentation est en français et en anglais).
Qualité du plan de travail proposé, de la répartition des tâches, du calendrier.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
La société de Promotion et de Participation pour la Coopération économique (Proparco) est une filiale de l'Agence Française de Développement, spécialisée dans le financement du secteur privé des pays du Comité d’Aide au Développement (CAD) de l’OCDE. Elle compte parmi ses actionnaires privés des organismes financiers français, des organismes financiers internationaux et des sociétés industrielles et de services. Son rôle est de stimuler les investissements et les marchés en effectuant des opérations financières bancaires à la fois financièrement rentables et utiles au développement des pays concernés. Proparco, au regard du Code Monétaire et Financier français, est une société de financement, soumise à toutes les obligations de la réglementation bancaire. PROPARCO réalise un accompagnement multi-forme de ses clients et de leurs activités au travers d’une gamme large de produits financiers et non-financiers. Elle a ainsi créé au sein de son Département Développement Durable (A2D) une Division « Accompagnement Technique et Mixage de Ressources » (ATM) qui : • Assure le déploiement d’une offre d’accompagnement technique (AT), complémentaire des projets de financement. Il s’agit dans ce cadre de proposer au client de PROPARCO de l'appuyer dans l’amélioration de ses pratiques, pour accroître sa capacité d’innovation ou sa performance, accompagner sa montée en gamme sur des meilleures pratiques et les sujets de responsabilités/RSE ou pour accroitre son impact. Pour rendre plus visible et lisible cette offre, PROPARCO a lancé en 2020 la marque PROPULSE. • Accompagne les équipes Financements et Investissements de PROPARCO dans la mobilisation de financements extérieurs (Mixage) en provenance de l’Eta français, la Commission Européenne (CE) ou le Fonds Vert pour le Climat (FVC). La division coordonne alors, avec les différentes divisions et les différents bailleurs concernés, la construction et la mise en œuvre de produits financiers innovants, permettant de répondre à des besoins identifiés sur le terrain par les équipes de Proparco.

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.