Adjoint à la cheffe du secrétariat de direction

Vos activités principales :

En tant qu’adjoint(e) à la cheffe du secrétariat de direction, vous serez placé(e) sous la responsabilité du Directeur Interdépartemental de la Police Nationale et de son adjoint. A ce titre, vous serez en charge des missions de soutien organisationnel à la direction, dont :

• Gestion de l’agenda ;

• Gestion de l’accueil téléphonique et physique du directeur (dont filtrage et mise en attente) ;

• Gestion de la boite fonctionnelle de la DIPN ;

• Gestion des parapheurs ;

• Enregistrement et suivi du courrier administratif et judiciaire (arrivée et départ) ;

• Rédaction et mise en forme de documents (courrier, invitations et autres);

• Suivi des différents courriers ;

• Préparation des dossiers ;

• Contrôle des dossiers remis par les autres services ;

• Alerte en tant que de besoin sur les dossiers ou questions urgentes….

Vous serez également en charge de la gestion du secrétariat de l’Etat-Major comportant notamment le traitement du courrier, des archives ou de tout autre document ; la mise en page des notes, rapports émanant des unités EM ; le suivi des courriers, des demandes zonales, DNPN ou autres services ; le suivi des demandes des partenaires (SNCF, PAGO…) ; la permanence téléphonique de l’EM, la réponse aux commandes.

La hiérarchie pourra être amenée à vous solliciter pour toutes tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

• Secret professionnel

• Disponibilité, réactivité et polyvalence indispensables

• Capacité à travailler dans l’urgence et à gérer le stress

• Prise d’initiative et à-propos

• Bonne communication écrite / orale

Votre environnement professionnel :

Activités du service

La DIPN de la Vienne assure sous l’autorité du Préfet, la sécurité, la salubrité et la tranquillité publique dans les zones de sa compétence territoriale. Ses missions essentielles sont la protection des personnes et des biens, le maintien de l’ordre public nécessaire à l’exercice des libertés. Le personnel de la sécurité publique est composé de commissaires, d’officiers, de gradés et de gardiens, d’agents administratifs, techniques et scientifiques, ainsi que de policiers adjoints. Elle est compte environ 400 fonctionnaires.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat de la DIPN est composé d’un personnel administratif.

Liaisons hiérarchiques

Le Directeur Interdépartemental de la Police Nationale, son adjoint.

Le Chef Etat-Major et son adjoint.

Liaisons fonctionnelles

Les chefs des services de la DIPN, la Préfecture, la DZPN, le SGAMI SO

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)
Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel
niveau maîtrise
à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique
niveau maîtrise
requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser
niveau maîtrise
requis
Avoir l'esprit de synthèse
niveau maîtrise
requis
Savoir rédiger
niveau maîtrise
requis
Savoir travailler en équipe
niveau maîtrise
requis
Savoir-être
savoir communiquer
niveau maîtrise
requis
savoir s'adapter
niveau maîtrise
requis
savoir accueillir
niveau maîtrise
requis
savoir s'exprimer oralement

niveau maîtrise
requis

Vos perspectives :
Ce poste permet à son titulaire d’avoir une expérience et une connaissance importante de l’univers Police Nationale et de l‘administration territoriale de l’État.
Les compétences mises en œuvre sur ce poste permettent d’évoluer vers des postes plus importants.