Réduire la charge administrative liée à la saisie manuelle de ces factures et au travail de contrôle et réconciliation avec les bons de commande,
la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation et de gestion des workflow / réconciliation (Purchase to Pay),
Outre la réponse aux enjeux réglementaires, ce projet s’inscrit par ailleurs dans un contexte de rachat au 01/01 de 11 nouveaux établissements, précédemment équipés par le groupe auquel ils appartenaient d’une solution de dématérialisation, non reprise.
Si la cible est de pouvoir dématérialiser tout le processus de la commande à la facture (périmètre du cahier des charges à produire), les premiers lots de déploiement de la solution devront se concentrer sur la dématérialisation des factures d’achat pour l’ensemble du périmètre de notre client et de ses filiales à commencer par l’ensemble des factures faisant l’objet d’une saisie manuelle directement dans notre outil de comptabilité Sage 1000 (migration en cours de la V9 à la V11). Devront ensuite être gérées les factures d’achat émanant d’un outil tiers et le processus complet de la commande à la facture.
La dématérialisation des factures de vente sera à adresser différemment, étant donné les volumétries associées, dans le cadre d’un sous-projet.
Toutes les directions de notre client sont à impliquer dans le projet, qui est porté par la Direction des Finances, assistée par l’équipe AMOA de la Direction des Systèmes d’Information, ces deux directions étant rattachée au DGA.
Notre client souhaite la mise en place d’une solution pérenne connectée avec une PDP « immatriculée » pour le raccordement PPF (portail public de facturation), adaptée à sa taille et en capacité de répondre à ses différents besoins.
son processus de consultation (production du cahier des charge, gestion de la consultation avec RFI/RFP et soutenances).
la structuration de son projet dans le temps, à travers son articulation en lots pour les inscrire dans une stratégie de déploiement cohérente et réaliste avec un planning projet de déploiement à partir de septembre 2025 pour tenir les échéances légales.
Des expériences significatives sur des projets similaires d’analyse des processus, de gestion de consultation et de pilotage de projets de dématérialisation de la facturation sont indispensables.
Des déplacements sur ses sites en IDF sur lesquels des équipes métiers interviennent dans les processus de facturation (Villeneuve-la-Garenne notamment et possiblement Rungis, La Plaine St-Denis, Cergy) sont possibles. Calendrier projet souhaité :
Démarrage du projet ASAP avec l’audit (objectif février)
Fin de l’appel d’offre avec contractualisation au plus tard fin juin
Premier déploiement en septembre sur le périmètre à prioriser (factures saisies manuellement dans Sage)
Fondation reconnue d'utilité publique, Notre client est le premier acteur européen de l'hospitalisation à domicile (HAD).
Elle gère également des services de soins infirmiers à domicile (SSIAD), de la prestation de santé à domicile (PSAD) ainsi qu’un organisme de Formation, des activités de Conseil et un Institut de Recherche et d’Innovation. Nos prises en charge sont réalisées à la demande de nos prescripteurs, médecins hospitaliers et médecins traitants, et en relation avec de nombreux partenaires territoriaux. En HAD, elles concernent notamment les cancers et les chimiothérapies, les soins palliatifs, les maladies neurologiques, les maladies cardio-respiratoires, les plaies chroniques ou post-chirurgicales, les grossesses pathologiques et les nouveau-nés à risque.
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