Event manager (f/h) - abbaye des vaux de cernay

Mission

Rattaché.e à la/le Director of Groups & Events, le/laEvent Manager H/F est le/la garant.e de l’expérience client en matière deréalisation et d’organisation d’évènements, ainsi que de la qualité de cesderniers. Il/Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature ducontrat jusqu’au départ du client.

Les missions principales :

1- Relation clients :

· Est en charge de la première « Rencontre » client, dansle but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe devente groups & events après signature du contrat

· Gère de manière globale l’événement et s'assure du bon déroulementde ce dernier conformément aux spécifications

· Est l’interlocuteur/trice unique du client avant, pendant et aprèsla prestation

· Accueille le client et l’accompagne pendant toute la durée de son séjour/ événement

2- Technique Métier / Production / Organisation :

· Gère le dossier dans son ensemble : à la fois gestion des Rooming lists avec le client et gestion des besoins en matière d’espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités ; en prenant soin de mettre à jour tous les logiciels (Delphi, Opéra..) nécessaires pour un suivi de l’activité et réalisation des forecasts

· Etablit un lien transversal permanent avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, coordonne avec ces derniers le bon déroulé de l’événement

· Responsabilité de la rédaction et distribution des BEO (fiches defonction) dans tous les services de l’hôtel selon les délais définis dans lesprocedures events / opération

· Assistera au BEO Meeting qui seront organisés de manièrehebdomadaire

· En charge de la gestion des prestataires externes éventuels

Suivi postevent :

· Assure le suivi post-événement en réalisant un debrief avec les clients et autres membres de l’équipe sales et/ou opérationnelle pour mesurer la satisfaction et identifier les futurs besoins

· S’assure de la facturation, est garant des paiements, en collaboration les équipes comptables de l’hôtel

3- Autres responsabilités :

· Est en charge de la proposition des offres en fonction des cotations effectuées et de la politique commerciale afin de développer des ventes complémentaires

· Commercialise et gère les groupes / événements (hébergement et restauration et/ou centre de conférence) à moins de 21 jours (Last Minute)

· Assiste le Chef de Service dans l’élaboration et la mise à jour des documents internes ; mise à jour des menus, capacités et autres produits dans Delphi

· Se porte garant de l'expérience et de la satisfaction clients conformément à nos critères de qualité internes et dans le respect des délais qualité impartis et de la constance dans ces domaines

· Veille avec un soin particulier à l’éventuelle gestion des plaintes et le suivi des actions.

Profil

- Au minimum 3à 5 ans ans d’expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe et / oupremium

- Maitrise dufrançais et de l’anglais impératif

- La maîtrisedes logiciels OPERA Cloud et Delphi serait un plus

- Excellentesaptitudes de communication, à l’oral comme à l’écrit

- Vous êtesreconnu(e) pour être une personne proactive, créative, pragmatique, organiséeet avec un sens des responsabilités

- Vousmaîtrisez la culture de l’hôtellerie luxe et êtes sensible à tous les codes decet univers

- Doté.e d’unexcellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe et de partage, vousêtes un communicant et un facilitateur

- Capacité às’adapter, relever des challenges et remettre en question le statut-quo afin desatisfaire les besoins d’une clientèle exigeante,

- Orientéclient sans perdre de vue l’atteinte des objectifs ambitieux

Responsable hiérarchique

Catering & Event Manager / Director of Groups& events