Assistant(e) élus/ dgs

Poste à TNC 17h30 hebdomadaires

Assistance administrative auprès du DGS et des élus

Gestion et suivi des instances municipales

Gestion du protocole en lien avec le service festivités

• Assistance administrative du D.G.S :
- Assister le DGS dans la rédaction des courriers, des arrêtés et des délibérations,
- Constitution et préparation de dossiers - réalisation de mailing,
- Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle de réunion,
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations,
- Tenir à jour des bases de données (notamment suivi des demandes des administrés),
- Superviser la procédure d’enregistrement et de dispatching du courrier arrivé,
- Tenir à jour les registres communaux,
- Télétransmettre les actes au contrôle de légalité et assurer leur publication
- Rédaction d’arrêtés, décisions, projets de délibération

• Assistance administrative des élus :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique pour le compte des élus,
- Planifier l’agenda du maire, gérer les astreintes des élus,
- Assurer l’organisation matérielle des rendez-vous, réunions et déplacements,
- Apporter une assistance aux élus dans la préparation de leurs réunions ou rendez-vous (organisation des réunions transversales)

• Gestion et suivi des instances municipales :
- Préparation et suivi des instances municipales (conseil municipal, bureau municipal, commissions).
- Etablir une programmation annuelle des instances municipales.
- Collecter auprès des services municipaux les points à inscrire à l’ordre du jour des instances municipales, en lien avec la direction générale.
- Recueil, relecture et mise en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations.
- Préparation et transmission des dossiers destinés aux élus et à l’administration.
- Préparation des convocations des élus aux instances.
- Participation occasionnelle au Conseil municipal et au bureau municipal et aux commissions.
- Rédaction et mise en forme du procès-verbal et du compte-rendu de la séance du Conseil municipal.
- Diffusion des délibérations du Conseil municipal et des décisions du Maire.
- Transmission des actes et pièces annexes au service du contrôle de légalité de la Préfecture et publication
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibérations, décisions et arrêtés).
- Mise en œuvre des décisions en lien avec les DGS et directeurs concernés.

• Gestion du protocole : planification/coordination des cérémonies officielles
- Planification des cérémonies officielles (et lien avec le service festivités pour l’organisation logistique), en lien avec les élus, les autorités et les services communaux
- Lien avec le service de police municipale pour assurer la sécurité et le maintien de l’ordre public pendant les évènements
- Déclaration auprès des autorités compétentes (débit de boissons…)
- Présence lors de certaines cérémonies
- Suivi budgétaire des cérémonies (Etablissement du budget prévisionnel ; demande de devis…, en lien le service comptabilité-finances et l’élue référente.
- Suivi budgétaire

Bonne pratique du Pack Office (Word, Excel, Powerpoint)

Excellentes compétences rédactionnelles

Très bon relationnel

Connaissance des « codes » de communication dans le service public

Connaissance de l’environnement politique au sens large

Savoir faire passer les messages des élus auprès des usagers, des services et des partenaires

Autonomie / Prise d’initiatives

Savoir organiser son poste de travail

Capacité à gérer son stress et à travailler dans l’urgence

Etre disponible (certains soirs, jours fériés et week-ends)

Sens politique et sens du service public

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Permis B obligatoire