Placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du service Enfance/Jeunesse/Politique de la Ville, assure le suivi et la gestion de dossiers dans le cadre du projet global de la collectivité, en lien avec les partenaires institutionnels (CAF, PMI, Jeunesse et sport, Education Nationale et prestataires extérieurs.
1. Assurer le suivi des contractualisation CAF :
Participer à la construction de la Convention Territoriale Globale et en assurer le suivi. Développer un réseau professionnel, participer aux réunions de suivi CTG (GAT, COTECH, COPIL). Remplir les différentes déclarations sur CAF partenaires, envoyer les documents justificatifs et remplir les différents rapports d’activités sur SEPIA. Assurer un échange régulier avec la CAF
2. Coordonner la gestion des centres d’accueils de loisirs (enfance/jeunesse)
Effectuer les déclarations d’accueils sur TAM. Saisir les tableaux de présence et les tableaux de paiements. Recenser les questionnaires de satisfaction. Gérer les accueils de loisirs d’été : participation à la préparation des centres, préparation et participation aux réunions avec les directeurs, réservations des activités et suivi du budget, contact avec les prestataires, contact avec les directeurs régulier.
3. Assurer le lien avec les écoles dans le cadre de la caisse des écoles
Assurer la gestion administrative de la Caisse des écoles : mettre en place des tableaux de suivi de trésorerie, préparer et mettre en place les réunions caisses des écoles (invitation, ordre du jour, constitution des dossiers, rédaction et envoi du compte rendu, rédaction des délibérations). Réceptionner et transférer les demandes des travaux des écoles puis assurer le suivi. Echanger avec les directeurs d’écoles et être en capacité de répondre à leurs demandes. Assurer le suivi des projets écoles. Assurer la gestion des inscriptions scolaires et les saisir sur Eduline. Préparer les festivités de Noël dans les écoles et les cadeaux de fin d’année destinés aux CM2 (spectacles, commande de livres, commande de coquilles, commande de chocolats, commande de bonbons, préparation des sacs de Noël, commande de calculatrice, clés USB…). Effectuer certaines commandes à destination des écoles (fruits et lait dans le cadre de l’action « un fruit à l’école » par exemple). Participer à la cellule d’évitement scolaire : participation aux réunions, effectuer la visite à domicile des familles dont les enfants sont invisibles, effectuer le pointage et le suivi des situations des enfants de la commune. Gestion des plannings des transports scolaire et commande auprès du prestataire.
4. Assurer l’accueil physique et téléphonique de manière ponctuelle au sein du guichet unique scolaire, périscolaire, enfance et jeunesse
Accueillir, orienter et conseiller le public. Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre des messages. Assurer le traitement de la messagerie du portail famille. Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou de priorité. Rechercher et/ou diffuser les informations.
5. Assister la responsable de service dans certaines missions administratives.
Aide à rassembler les données statistiques (en s’appuyant sur MyPerischool). Aide au suivi des budgets enfance, jeunesse, politique de la ville. Réception du courrier interne du service. Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des comptes-rendus des réunions. Faire un point régulier pour le bon fonctionnement du service.
Savoir :
Bon niveau rédactionnel, maîtrise de l’environnement de l’éducation nationale, connaissance des partenaires éducatifs, connaissance du fonctionnement scolaire, périscolaire et extrascolaire. Connaissance de l’organisation et de l’organigramme de la collectivité.
Savoir-faire :
Maîtriser les outils informatiques (word, excel…), accueillir le public, organiser le temps de travail, être en capacité de travailler sur des missions variées en transversalité avec le service, savoir rendre compte de son travail.
Savoir-être :
Rigueur, travail en équipe, communication, écoute, capacité d’adaptation, organisation et polyvalence
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