Assistant d'agence (h/f)

Vue d'ensemble

Howden Maintenance Partners est une des filiales du groupe mondial Chart Industries, fabricant mondial de premier plan d'équipements et de solutions hautement techniques pour les marchés de l'énergie, de l'industrie et des gaz industriels (11200 pers, 40 pays).
Howden Maintenance Partners France est spécialisée en maintenance, services et ingénierie dans le domaine des turbomachines. Nous intervenons en France et en Europe sur une large gamme de machines tournantes : turbines à vapeur, compresseurs, pompes, alternateurs, etc.
Dans le cadre d'un remplacement, nous recrutons notre Assistante d'Agence H/F pour l'entité Howden Maintenance Partners France de 40 personnes basée à Nantes.

Principales Missions / Activités :

Dans le cadre de ses fonctions, la personne assurera les missions suivantes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du site et gérer le courrier.
- Gérer les moyens généraux et la flotte automobile du site.
- Enregistrer les commandes client dans l'outil de gestion et assister les chargés d'affaires dans la préparation et le suivi des affaires.
- Assurer le suivi des créations/modifications clients dans l'outil de gestion et tenir à jour les documents administratifs sur les plateformes des clients.
- Réaliser et suivre la facturation clients.
- Suivre les factures fournisseurs et saisir les réceptions dans l'outil de gestion.
- Organiser les déplacements du personnel de l'agence.
- Assurer la gestion administrative de la formation et suivre les validités des habilitations et aptitudes médicales.
- Gérer et commander les vêtements de travail et les EPI.
- Accueillir les nouveaux salariés et participer à l'organisation d'évènements.
- Participer à l'amélioration continue des conditions de santé, sécurité et d'environnement dans le respect du référentiel MASE.

Les missions sont non-exhaustives et le poste évolutif.

Niveau de formation et/ou expérience :

Vous justifiez d'une expérience professionnelle de 5 ans dans une fonction similaire.
Vous maîtrisez impérativement un anglais commercial ainsi que les outils informatiques. La connaissance d'un ERP et d'une CRM est un plus.
Proactivité, organisation, rigueur, sens du service, adaptabilité, disponibilité, autonomie, bon relationnel sont des atouts indispensables pour réussir dans cette fonction.

Rémunération selon expérience.
Contrat en forfait jour avec 13 RTT/an.

Les avantages :
- Mutuelle familiale
- Prime mobilité durable
- Tickets restaurants
- Chèques cadeau à Noël
- Télétravail occasionné autorisé

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Réparation de machines et équipements mécaniques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.