Agent d'accueil (h/f)

Descriptif de poste:

Assurer l'accueil physique :
- Identifier le visiteur, s'enquérir de sa demande
- Prévenir la personne concernée de l'arrivée du visiteur
- Enregistrer et transmettre les messages en cas d'absence de l'interlocuteur demandé

Assurer l'accueil téléphonique :
- Répondre prioritairement aux appels lorsqu'ils se présentent
- Identifier clairement la demande
- Donner les informations de base
- Orienter vers les bons interlocuteurs
- Enregistrer et transmettre les messages en cas d'absence de l'interlocuteur demandé

Autres tâches administratives :
- Réaliser des travaux de secrétariat
- Tenir informée sa hiérarchie des éléments importants
- Participer à l'amélioration continue de la qualité du service

Compétences requises :

Savoir-faire :
- Connaissance des différentes fonctions du standard téléphonique
- Sait utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques mis à sa disposition
- Maîtrise les outils de communication et les techniques d'accueil
- Sait analyser et transmette l'information avec pertinence
- Connaître l'institution et ses services

Savoir-être :
- Savoir conserver une réelle amabilité et disponibilité
- Savoir faire preuve de fermeté
- Respect du devoir de discrétion et confidentialité des informations traitées

Poste classifié au niveau de la CCNT du 15 mars 1966

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer un accueil téléphonique,Identifier, traiter une demande client

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.