RESPONSABILITÉS :
Lieu de travail : UFR des Sciences - Pôe BST - Campus 1
Positionnement hiérarchique : Sous l'autorité hiérarchique du responsable scolarité.
Missions principales :
Dans le cadre de la gestion d'un portefeuille d'années, vous serez l'interlocuteur(rice) privilégié(e) des étudiants et des équipes pédagogiques:
Assure la gestion des emplois du temps et des réservations de salles selon les besoins pédagogiques
Assure la gestion des examens: saisie des calendriers, réservations des salles, convocations, suivi reprographie des sujets d'examens, vérification et extractions des résultats, distribution des relevés de notes .
Assure la diffusion de l'information auprès des étudiants et des équipes pédagogiques concernant le déroulement des enseignements (accueil, affichage, courriels, .)
Assure le traitement des demandes d'assistance (tickets Helpdesk)
Au titre de votre mission d'adjoint/e au responsable scolarité, vous assurerez la gestion de dossiers transverses:
Assure la création du calendrier des sessions d'examens du pôle scolarité BST (Licences et Masters)
Participe au déploiement de la démarche qualité / amélioration continue du service public
Impulse le changement en accompagnant et communiquant auprès des gestionnaires et équipes pédagogiques pour l'appropriation de nouvelles pratiques
Propose des améliorations pour fluidifier et optimiser le travail de l'équipe
En l'absence du responsable scolarité ou d'un/e gestionnaire, met en place la continuité du service en assurant la coordination et l'animation des activités de l'équipe de gestionnaires
Conditions particulières d'exercice :
Activité principale située sur le campus 1. Déplacements ponctuels sur le campus 2.
Disponibilité requise durant les périodes de pics d'activité.
Formations et accompagnement de l'agent à l'acquisition des connaissances et savoir-faire nécessaires à l'accomplissement des
Conditions de recrutement :
Poste à temps complet, ouvert aux fonctionnaires par la voie de mutation ou détachement et aux contractuels
Rémunération statutaire et appréciée en fonction de l'expérience professionnelle
Poste à pourvoir : début décembre 2024
Date limite de candidature : Avant le 24/10/2024
PROFIL RECHERCHÉ :
Catégorie d'emploi : B - Technicien de recherche et de formation
Profil recherché ayant déjà une expérience de gestionnaire scolarité.
Compétences requises (connaissances, savoir faire, savoir être) :
Savoir
Avoir une connaissance de l'organisation générale et du fonctionnement d'une université et d'une composante
Avoir une connaissance de la réglementation associée à la scolarité
Savoir-faire opérationnel
Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation
Connaissances des applications APOGEE et ADE ainsi que des procédures scolarité
Savoir respecter des délais et les procédures
Savoir identifier les anomalies et alerter sa hiérarchie
Savoir rendre compte de son activité
Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
Savoir-être
Sens de l'accueil de l'usager et du service public
Rigueur
Savoir prévenir les conflits
Aptitude au management d'équipe
Savoir entretenir une relation de confiance avec ses interlocuteurs
Experience: Débutant accepté
Qualification: Technicien
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Afin de mener ces missions, elle s'appuie sur 2 700 professionnels et accueille plus de 33 000 étudiants.
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