Gestionnaire de l'organisme de formation ifaps - h/f

Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un/e gestionnaire pour l'organisme de formation IFAPS à temps plein

Mission générale du poste:

Collaborer avec la responsable développement professionnel et la coordinatrice pédagogique afin d’assurerla gestion administrative, financière, bureautique et logistique des offres de l’organisme de formation l’IFAPS.

Activités principales :

Gérer les aspects logistiques :



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o réservation des salles et du matériel, préparation des ouvertures des salles de formation




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o reprographie des supports pédagogiques




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o accueil et accompagnement des formateurs et des bénéficiaires (personnes extérieures à l’établissement ou professionnels de l’établissement)
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o participation active à la mise en œuvre de colloques



Créer et renseigner les tableaux de bord pour le suivi de l’activité



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o mise à jour des tableaux de bord (programmation des formations, suivi administratif et financier, suivi des heures pédagogiques des formateurs…)
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o relevé des données en vue de statistiques
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o communication des données statistiques et participation à l’élaboration du bilan pédagogique et financier, et du rapport d’activité du plan de formation



Archiver les documents en lien avec la réglementation: conventions, programmes, catalogue, actions réalisées, offres de formation

Assurer les fonctions d’accueil du service développement professionnel(activité tournante sur l’ensemble de l’équipe) :



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o réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
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o accueil physique des intervenants, bénéficiaires et professionnels
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o traitement de la messagerie personnelle et de la messagerie commune IFAPS




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o rédaction de courriers internes et externes
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o traitements et mise en forme de documents, rapports, courriers, fiches-procédures



Traiter les aspects administratifs, financiers et pédagogiques des offres de formation de l’IFAPS via le logiciel de l’organisme:



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o Création et suivi des dossiers en fonction des particularités des formations (sur le réseau et sur le logiciel, intégration des coûts, suivi de la formation et correspondance),
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o Engagement financier et mise à jour,
* Recensement et suivi...