Chargé d'état civil et relations avec les autorités d'état (h/f)

Issions :

La ville de VANVES (Hauts de Seine) 28 000 habitants recrute pour son Service Accueil-Citoyenneté un(e) Chargé(e) d'état civil et relations avec les autorités d’état de catégorie C par voie statutaire ou à défaut contractuelle.

Au sein du service Accueil-citoyenneté, l’agent est sous la responsabilité directe de son chef de service et en collaboration avec son adjointe. L’agent est Officier d'état civil en charge de tout ce qui concerne ce domaine: mariage, naissance, décès, pacs, livret de famille, changements de prénoms / noms, mentions.

Activités :

Activités principales : Remplacer la responsable du service ou son adjoint en cas d'absence dans ses missions relatives à la gestion et l'encadrement des équipes état civil et titres d'identité. Gestion du planning des rendez-vous en lien avec la direction. Gestion des bordereaux d’envois aux autorités administratives. Formation des nouveaux arrivants.

Naissances/Reconnaissances : Audition, rédaction des compte-rendu d'entretiens, envoi des avis de naissance, tenue du tableau des naissances et transmission des informations aux services concernés.

Décès: Rédaction et délivrance des actes et des documents nécessaires aux obsèques après vérification des pièces indispensables. Inscription dans les livrets de famille, envoi des transcriptions et mentions de décès, informations au CCAS, enregistrement des déclarations de dispersion de cendres en pleine nature.

Mariages/ PACS : Réception, enregistrement et gestion des dossiers (publication des bans, affichage, convocations, rédaction des comptes rendus gestion des stock cadeaux). Préparation des cérémonies (pour la célébration : actes, extraits, livrets de famille, mentions), transmission des dossiers au Tribunal de Nanterre en fin d’année.

Livrets de famille : Etablissement des livrets de famille, suivi des demandes de livrets de famille et traitement des demandes de duplicata (gestion du stock)

Mentions : Apposition, vérification et rectification de mentions d'état civil. Renseignement des services publics (Police, Gendarmerie, Tribunaux, avocats, notaires, Préfecture, Sous-Préfecture, etc.)

Changements de prénoms et noms de famille : Renseignement des usagers, remise du dossier, vérification des pièces, rédaction des rapports d'entretiens et des courriers correspondants. Edition des actes et des mentions et suivi des retours, tenue et mise à jour des dossiers archivés.

Titres d’identité : Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil (DR) des titres d’identités avec instruction des dossiers. Enregistrement et envois des titres de Séjours et Républicain à la Préfecture pour destruction. Instruction et délivrance de CNI à domicile pour les usagers ne pouvant pas se déplacer.

Activités complémentaires : Enregistrement et suivi des organisations syndicales dont les statuts sont enregistrés sur la commune, Traitement des demandes et délivrance d'actes d'état-civil dématérialisées (COMEDEC, particuliers). Interventions ponctuelles à l'accueil. Suivi de la transmission des dossiers de recensement militaire au Bureau de la JDC. Gestion des listes électorales et soutien opérationnel à l’organisation des scrutins électoraux en lien avec la direction. Gestion du cimetière : suivi administratif.

Spécificités liés aux missions du poste :

Forte polyvalence au sein de l’équipe.

Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service.

Interface régulier avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, tribunaux, INSEE, Centre du Service National, ANTS, Police Nationale…).

Conditions de travail :

Temps de travail hebdomadaire: 38h

Nombre de jours de travail par semaine : 5

Plage horaire : entre 8h30 et 17h30

Travail le samedi matin par roulement et le samedi après-midi pour assister les élus à la célébration des mariages.

Droit à congés : 44 jours (dont 2 jours de fractionnement)

Cadre d’emploi des Adjoints administratifs

Rémunération statutaire de catégorie C + régime indemnitaire + prime annuelle

Avantages sociaux : CNAS, participation employeur mutuelle prévoyance

Remboursement titre de transports à hauteur de 75%

Restauration : participation employeur pour deux modes de restauration possible : accès à un restaurant d’entreprise ou service de livraison de repas sur site.

Politique active de formation des agents.

Profil recherché

Une forte technicité est requise.

Les savoirs nécessaires : - Connaissances en droit civil et droit de la famille.
- Outils bureautiques et logiciels informatiques : maîtrise des logiciels Word, Excel, outlook, synbird, logiciels métiers (Mélodie, Adagio, Requiem, Maestro).

Les savoir-faire :
-Travailler en équipe, planifier et savoir prioriser.
-Mettre en œuvre les procédures administratives et appliquer une réglementation.
-Maîtriser les applications informatiques en rapport au service.
-Conseiller et coordonner, faire preuve d'écoute et d'empathie dans les échanges.
-Gérer une situation de stress ou difficile.
-Savoir rendre compte par écrit ou oralement.
-Rédiger des courriers et écrire lisiblement

Les qualités personnelles requises :
- Serviabilité envers le public, rigueur et méticulosité.
- Polyvalence, disponibilité, autonomie, discrétion.
- Qualités relationnelles.