Assistant médico-administratif du service des maladies infectieuses et tropicales

Service des Maladies Infectieuses et Tropicales

Le service d’hospitalisation conventionnelle reçoit des patients atteints de pathologies infectieuses (VIH, SIDA, IST, VHC, VHB, Grippe, SARS-CoV 2, pyélonéphrite, ostéite, endocardite, septicémie, zona, érysipèle, tuberculose, paludisme etc.) et des patients immunodéprimés (complications infectieuses au décours de pathologies cancéreuses (aplasie fébrile, GvH, …).

3 programmes D’Éducation Thérapeutique du Patient enregistrés à l’ARS

1 protocole de coopération entre professionnels de santé appliqué (Consultation IDE de vaccination)

1 protocole de coopération entre professionnels de santé en cours de rédaction (consultation IDE pour les patients sous PrEP)

Présentation du personnel :

Une équipe paramédicale et administrative composée de :

Deux cadres de santé (1 poste vacant)

D’une équipe d’IDE en Grande Équipe et d’une équipe d’IDE de nuit

D’une équipe d’AS en Grande Équipe

D’une secrétaire hospitalière et d’une archiviste

D’une équipe d’Assistant Médico-Administrative

Une équipe médicale constituée de 2 PU-PH, de Praticiens Hospitaliers, d’Assistants Spécialisés, d’Internes et d’Externes, 3 CCA

Une équipe de recherche clinique composée d’IDE en recherche clinique, d’Assistant en Recherche Clinique et de Techniciens en Étude Clinique

Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP

ÉVOLUTION POSSIBLE DU POSTE ET DE SON ENVIRONNEMENT

Poste de coordination du secrétariat

Accessibilité aux concours et promotion professionnelle

LIAISONS HIERARCHIQUES : Coordonnateur général des soins GHU AP-HP. Nord Université de Paris, Coordonnateur général des soins Adjoint GHU AP-HP. Nord Université de Paris, Directeur des soins de Saint Louis, CA du DMU, CPl de DMU, Cadre supérieur de santé, Cadres de Santé

LIAISONS FONCTIONNELLES : Le Chef de service, Les équipes médicales, Les équipes paramédicales, Coordinatrice des AMA du GH (DRH), Le Secrétariat médical et hospitalier, les équipes de recherche clinique, le Psychologue, les Assistants sociaux, les Services médicotechniques, bloc opératoire, les services administratifs, les services d’HDJ, consultation et plateau technique.

Les Structures extrahospitalières : Les médecins de ville, le réseau ville-hôpital

Missions principales : Assurer le secrétariat médical en hospitalisation en binôme avec une autre secrétaire médicale.

Mission permanentes :

Accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda de consultations, convocations, etc.)

Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient (Compte rendus d’hospitalisations …)

Accueillir et renseigner les étudiants (internes, externes…)

Gestion des plannings des étudiants, internes et médecins séniors

Collaborer à l’ensemble des missions confiées au secrétariat dans un esprit d’entraide et du collectif AMA/secrétaire hospitalière/archiviste

Missions liées aux référents médicaux :

Assurer l’enregistrement et la mise à jour des présences médicales

Tenue de l’agenda des Référents médicaux

Relecture des CRH et envoi aux correspondants

Relecture ou frappe du compte rendu de visite hebdomadaire

Prise de rendez-vous de consultation, traitement du courrier et envoi des comptes rendus, gestion des demandes d’examen, accueil des patients.

Organisation du staff hebdomadaire

Missions liées aux patients

Accueil téléphonique et physique des patients, prise de rendez-vous de consultation, renseignements,

Gestion du courrier : ouverture et traitement du courrier (diffusion et archivage),

Gestion des fax (diffusion aux différents destinataires),

Traitements des courriers de consultation de l’équipe médicale, photocopie et envoi du compte rendu aux destinataires,

Tenue à jour du dossier patient,

Indexation de tous les documents médicaux extérieurs concernant les patients,

Numérisation des images médicales sur le PACS,

Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement diffusion, archivage),

Gestion des plaintes et litiges, des demandes de dossiers médicaux conformément à la loi de transmission des dossiers médicaux

PRE-REQUIS :
BAC Sciences Médico-Sociales (F8-SMS)
BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat
Concours de Secrétaire Médicale
Concours Assistant médico-administratif

SAVOIR FAIRE REQUIS
Capacité d'organisation et d'autonomie
Respect de la confidentialité
Maîtrise de l'informatique : maitrise des logiciels bureautiques (Word, Outlook, Internet, Excel, Power-Point etc.) et des applications institutionnelles (Orbis, Care Stream, Vocalteam, Intranet du groupe hospitalier, CHRONOS, ect...)
Maitrise parfaite du vocabulaire médical et de l'orthographe
Prise de notes rapide et rapidité de frappe
Savoir transmettre avec précision les informations utiles
Esprit d'équipe et d'entraide attendu

QUALITES REQUISES
Rigueur professionnelle et esprit d'initiative
Capacité d'adaptation et d'anticipation
Conscience professionnelle et discrétion
Esprit d'équipe et de collaboration
Capacités relationnelles, aptitude à l'écoute et à la communication orale et écrite
Ponctualité, assiduité et disponibilité
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

CONNAISSANCES ASSOCIEES
Secrétariat
Bureautique
Codage des actes
Communication
Droit des usagers du système de santé
Organisation et fonctionnement interne d'un établissement de santé
Réglementation des archives