Secrétaire (h/f)

Secrétaire

Missions générales du poste Le secrétaire a pour mission d’organiser et préparer les dossiers liés à l’activité de la Mission Accueil et Secrétariat, de garantir la relation avec les interlocuteurs internes/externes et d’assurer le traitement du courrier.

Activités Traiter les mails

Traiter et orienter les appels téléphoniques

Saisir les courriers

Assurer la gestion et l’organisation de l'agenda

Organiser les déplacements

Etablir quotidiennement les dossiers en fonction des rendez-vous et des déplacements

Organiser des réunions

Centraliser les demandes d'audience

Rédiger des notes succinctes

L’agent peut être amené à réaliser toute activité nécessaire au service ou à la continuité de service

Certaines des compétences ci-dessus mentionnées pourront être acquises lors de la prise de poste et, le cas échéant, au moyen de formations.

L’agent doit réaliser son activité dans le respect des règles de déontologie de la fonction publique, exercer ses fonctions avec dignité, impartialité, intégrité et probité, faire preuve de neutralité et respecter le principe de laïcité ainsi que les règles de cumuls d'activité.

Savoirs :

Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’institution

Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Elise, e-mission, Outlook, Condeco)

Connaissance des acteurs institutionnels

Connaissance du territoire (organisme extérieurs, préfecture, Mairie, Conseil Régional, Conseil Départemental)

Savoir-faire:

Aisance rédactionnelle et orale

Organiser son activité et hiérarchiser ses priorités

Assurer la rapidité de l'exécution

Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Rendre compte

Savoir s’adapter

Savoir-être:

Discrétion et confidentialité

Aptitudes relationnelles

Devoir de réserve

Autonomie

Rigueur

Sens du travail en équipe

Devoir d'information et d'alerte

Formation, diplômes, permis :Formation Cap/Bac à BAC +2

Permis B