Assistant d'agence (h/f)

Au sein d'une agence, l'assistant d'agence (H/F) assure le rôle de support auprès des équipes opérationnelles, en prenant en charge notamment la gestion administrative liée à l'exécution des contrats, afin de contribuer au bon fonctionnement de l'agence.

Vous aurez pour missions:
* Prise en charge la gestion administrative liée à l'exécution des contrats, dans le respect des délais :
- Selon les agences, rédiger les contrats, les avenants ou propositions, suivre les renouvellements et les résiliations...
- Saisir les factures Energie, réaliser le suivi de la facturation clients après validation des bons de commande.
- En renfort des assistantes d'exploitation, transmettre les demandes d'intervention et assurer le rôle d'interface.
- Prendre en compte les analyses réglementaires annuelles afin d'établir les rapports d'exploitation.
- Selon les Directions Régionales (DR), effectuer le suivi de la garantie totale P3.

*Assurer le secrétariat classique :
- Gérer les mails, le courrier, les appels, le parc véhicules, la téléphonie, l'agenda, organiser les réunions et, selon les agences, les déplacements du Directeur d'Agence.
- Mettre à jour le reporting mensuel avec les Responsables d'Exploitation, diffuser les informations.

*Participer à la gestion administrative du personnel :
Selon l'organisation de l'agence, participer à la constitution du dossier d'embauche,
- Réaliser le suivi des absences et des astreintes, en lien avec le service paie.

SAVOIRS ET DISPOSITIONS PARTICULIERES
- Maitriser les outils informatiques et les outils internes : Oxigen, base i-H@, CRM, Qualiac.
- Connaître les procédures internes : achats, facturation, RH...
- Savoir-être : sens du service, savoir s'adapter aux changements

Une évaluation écrite sera mise en place lundi 9 décembre au sein de l'agence France Travail Epinal Voivre, 14 Avenue du Rose Poirier à Epinal à 14h00.
Une convocation vous sera transmise si vous êtes présélectionnée pour ce poste.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Logiciels comptables,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Codifier une facture,Codifier un titre,Codifier un mandat

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Travaux d'installation d'équipements thermiques et de climatisation

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.