Chargé(e) de gestion administrative et financière (h/f)

Fonctionnaire par voie de détachement / contractuel CDD de 3 ans


Chargé(e) de gestion administrative et financière (H/F)

Référence - Localisation Ile-de-France Statut - Fonction E Gestionnaire administratif et financier


Contexte du recrutement et définition de poste

Intitulé du poste : Chargé de gestion administrative et financière H/F

Statut / Contrat : Fonctionnaire par voie de détachement ou contractuel sur CDD de 3 ans

Catégorie d’emploi : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique)

Métier de référence : Gestionnaire administratif

Rattachement hiérarchique : poste placé sous l’autorité directe du responsable de la cellule administration, études et coordination

Vacance du poste : Février 2024


Description du poste

La direction des publics a pour mission de faire venir au musée du quai Branly – Jacques Chirac un public nombreux, aux âges et profils variés. Pour cela, elle définit une stratégie de conquête de nouveaux visiteurs et de fidélisation. La direction des publics pilote également, dans un souci d’accessibilité la plus large possible, la politique d’accueil et d’information des publics et conçoit les outils et activités de médiation pour accompagner les visiteurs dans leur découverte du musée et des collections. Elle gère enfin les recettes de billetterie et contribue ainsi aux ressources propres de l’établissement.

Au sein de la direction, la cellule administration, études et coordination rattachée au directeur des publics prend en charge des sujets transverses à l’échelle de la direction (gestion administrative et financière) ou du musée (politique de connaissance des publics). Elle contribue à la circulation de l’information en interne, à la cohérence entre les actions d’accueil, de médiation et de développement des publics ainsi qu’à leur efficience.

Sous l’autorité directe du/de la responsable de la cellule administration, études et coordination, le/la chargé.e de gestion administrative et financière contribue à la préparation du budget de la direction des publics et à son exécution. Il/Elle veille à la fluidification et à la bonne application des procédures administratives et juridiques. Il/Elle assure le suivi des actions engagées par la direction par le biais de ses tableaux de bords et des outils de la comptabilité analytique.

A ce titre il/elle a notamment pour mission :

1. Assister le responsable de la cellule pour la préparation du budget de la direction;
2. Assurer le suivi budgétaire et financier de la direction;
3. Suivre l’ensemble de la chaîne de la dépense : saisie des bons de commande et enregistrement dans le tableau de suivi budgétaire, validation des factures;
4. Faciliter l’appropriation des règles et procédures de gestion comptable et financière par les services et diffuser les informations nécessaires;
5. Assister le responsable de la cellule pour la définition et la mise en œuvre des procédures administratives, des modes opératoires et des procédures afin d’améliorer la gestion, dans un souci de simplification et de fluidification;
6. Faciliter l’appropriation des règles et procédures de gestion administrative par les services et diffuser les informations nécessaires.


Suivi de la performance

1. Contribuer à l’élaboration, la mise en place et le suivi des outils de suivi de la performance de la direction des publics;
2. Actualiser périodiquement les tableaux de bord, et faire toute préconisation en vue de leur amélioration;
3. Fournir, à la demande de son responsable, aux services de la direction des publics tous éléments utiles à la conception de leurs projets (benchmarks, analyses, recommandations,…);


Suivi juridique

1. Rédiger et/ou relire les conventions de droit privé (conventions de partenariat) et assurer leur suivi;
2. Rédiger et/ou relire les contrats de cession de droits d’auteur;
3. Préparer les appels d’offres dans le cadre de la passation de marchés publics : rédiger les pièces constituant les dossiers de consultation des marchés publics, et analyser les offres reçues en concertation avec le service en charge du suivi opérationnel du marché.

Participer en tant que de besoin aux projets transversaux menés par la cellule.


Interactions internes et externes

- En interne, liens fonctionnels avec les autres entités de la direction des publics, ainsi qu’avec le service juridique, le service du budget et le service facturier;

- En externe, interaction avec les prestataires de la direction des publics concernant la médiation, l’accueil et le développement des publics.


Profil recherché

1. Diplôme de niveau Bac + 3 minimum en gestion / gestion de projets culturels avec première expérience dans un établissement public administratif culturel;
2. Connaissance du code des marchés publics, des principes comptables et budgétaires publics;
3. Rigueur, méthode, respect des délais;
4. Capacités d’analyse;
5. Capacités rédactionnelles et de synthèse;
6. Qualités relationnelles;
7. Bonne connaissance des outils informatiques et bonne capacité d’adaptation sur logiciels, connaissances techniques nécessaires (logiciel de gestion financière PEP Premium).

Conditions de travail : Temps complet

Résidence administrative : Siège social de l’établissement public du musée du quai Branly (222 rue de l’Université – 75343 Paris Cedex 07)

Le musée du quai Branly-Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. En novembre 2022, l’établissement s’est vu décerner par l’AFNOR le label Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes. Tous les postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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