Secrétaire général de mairie (h/f)

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en œuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Assistance à l’autorité territoriale
- Aider à la décision et conseil aux élus
- Assister l’autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- Assurer le suivi des projets communaux
- Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal
- Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques
- Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal : rédaction des comptes rendus de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)

Elaboration du Budget
- Elaborer le budget communal et du CCAS : assurer le suivi en lien avec la trésorerie
- Appliquer les demandes mensuelles de régularisations par la DGFIP (P503, dépenses et recettes à régulariser)
- Assurer le suivi administratif et financier des demandes de subventions
- Elaboration et suivi des loyers communaux
- Comptabilité : suivi de la facturation
- Régisseur suppléant de la régie

Secrétariat du Maire et des élus
- Préparer la tenue des réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations…)
- Participer aux conseils municipaux

Elections politiques et professionnelles
- Gérer les demandes d’inscription et de radiations sur la liste électorale
-Veiller à la préparation, l’organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles
- Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer
- Organiser matériellement et administrativement le bureau de vote
- Respecter les procédures liées aux scrutins (dépouillement)

Ressources humaines / Paie
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
- Suivi des congés et des plannings
- Suivi de l’absentéisme auprès du régime général et du régime des fonctionnaires, suivi des dossiers vers l’assurance du personnel de la collectivité (congé longue maladie,…)
- Suivi des visites médicales
- Suivi du registre du personnel auprès du CNAS
- Elaborer les actes administratifs (contrats, déclaration d’embauche à URSSAF, arrêtés d’avancement, prime, attestation de travail UNEDIC,…)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation, mutation)
- Etablissement de la paie et des cotisations

Autres activités
- Participation à l’accueil physique et téléphonique du public : renseignements divers (gestion des salles communales, recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants, inscriptions scolaires)
- Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats
- Participer à toutes les tâches nécessaires à la continuité du service public (état civil, suivi des dossiers d’urbanisme,…)

- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.
- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.