Gestionnaire administratif.ve et financier.ère d'opérations immobilières

Les objectifs principaux de la Direction du Patrimoine Éducatif Culturel et Sportif (DPECS) sont la construction, la réhabilitation et la maintenance du patrimoine bâti principalement des lycées publics.

Le service d’Appui à la Maîtrise d’ouvrage (SAMO) a en charge la production et le contrôle des marchés publics de la direction, la gestion des mandats, des concours de maitrise d'œuvre ainsi que la gestion des transferts fonciers et des assurances décennales. Il assure le soutien administratif aux équipes d'experts, de chargé.e.s d'opérations et chargé.e.s de patrimoine, dans le cadre de l'exécution de leur activité.

Le.la gestionnaire administratif.ve et financier.ère d'opérations immobilières est en charge du suivi administratif et financier des opérations immobilières conduites principalement pour les lycées publics ainsi que le patrimoine culturel et sportif de la Région Centre Val de Loire auprès des équipes de la Direction du Patrimoine Éducatif Culturel et Sportif (DPECS).

A ce titre, vous suivez les opérations immobilières (90 %) :

Assurer le suivi des marchés publics des opérations immobilières :

· Vérifier les pièces administratives de la consultation en lien avec le Chargé d'opérations (l'acte d'engagement, le cahier des clauses particulières, le règlement de consultation)

· Lancer des consultations via le profil acheteur de la Région (AWS)

· Réceptionner, vérifier la complétude des offres et analyser les candidatures

. Transmettre les offres et le cadre du rapport d’analyse des offres aux instructeurs techniques

. Vérifier et mettre en ligne les négociations, demandes de précision en lien avec les juristes du SAMO

. Compléter le rapport d'analyse des offres pour les données administratives et préparer les dossiers des commissions (Commission d’Appel d’Offres et Commission MAPA)

. Vérifier les rapports d’analyse des offres en lien avec les juristes du SAMO

. Rédiger les lettres de rejet

· Vérifier les pièces administratives des entreprises attributaires

· Notifier les marchés aux entreprises titulaires

. Suivre l’exécution du marché des marchés et accords-cadres de la Direction (instruction et rédaction des mises au point de marchés, les reconductions, ordres de services, avenants, demandes d'agrément de sous-traitant, affermissement des tranches optionnelles et opérations de réception…) en lien avec les services opérationnels et les juristes du SAMO

· Préparer et transmettre au Secrétaire Général aux Affaires Régionales de la Préfecture les marchés qui doivent être légalisés de manière dématérialisée via iXBUS

· Réaliser et tenir à jour les outils de suivi des opérations de travaux et des accords-cadres

· Saisir et enregistrer les consultations et marchés dans les différents outils (MARCO, AWS, GED)

· Suivre les procès-verbaux de réception des chantiers (avec ou sans réserve) en lien avec le maître d'œuvre et le chargé d'opérations

Assurer le suivi financier des opérations immobilières :

· Saisir « les fiches marchés », engager les marchés et saisir les bons de commande dans le logiciel financier Grand Angle

· En lien avec les cellules de gestion, demander la création des opérations dans EDIFLEX

· Veiller à l’enregistrement des avenants reconductions et actes de sous-traitance dans le logiciel métier Grand Angle

· Enregistrer, suivre et gérer les relances auprès des entreprises sur la plateforme ACTIVIGIE - BATIVIGIE

Activités associées :

· Déposer et suivre l’instruction des autorisations d’urbanisme (permis de construire, demande préalable d'autorisation de travaux, déclaration d'ouverture et de fin de chantier…) en lien avec le.la.les chargé.e.s d’opérations

· Assurer l’assistance administrative du chargé d’opérations (mise en forme de courrier, notes, organisation de réunion…)

· Assurer l’archivage complet des dossiers opérationnels (papier et numérique).

Vous participez également au fonctionnement du service (10 %) :

· Contribuer à l’échange de pratique et à la diffusion de l’information et à la formation des nouveaux arrivants

· Assurer l’entraide et le remplacement des autres gestionnaires administratif.ve et financier.ère d'opérations immobilières (notamment lors des congés annuels)

. Contribuer à la rédaction des procédures, proposer de nouvelles méthodes de travail et participer aux réflexions sur l’organisation du travail

Spécificités du poste :
- Déplacements occasionnels : inauguration d'un lycée, réunion de chantier, visite de rentrée du Président…
- Pose de congés : se coordonner avec les autres gestionnaires et avec les chargé.e.s d'opérations afin d'assurer la continuité du service (notamment lors des congés annuels, des périodes de fin d’année scolaire ou de rentrée scolaire de septembre).

- Connaître le champ d'intervention de la Direction du patrimoine éducatif culturel et sportif, les circuits et procédures internes
- Connaître et maîtriser les règles de la commande publique et plus particulièrement des marchés de travaux et de maîtrise d’œuvre
- Connaître les procédures règlementaires administratives associées à la maîtrise d'ouvrage
- Connaitre la réglementation en matière de comptabilité publique
- Connaître le vocabulaire technique de la construction et les grands principes de déroulement d’une opération
- Maîtriser/S'approprier les applications métiers (MARCOWEB, Grand Angle, AWS, IXBUS, GED) et outils bureautiques
- Posséder des qualités rédactionnelles
- Posséder le sens de l’organisation et de la méthode
- Faire preuve d’autonomie dans l’organisation de son travail et prendre des initiatives dans la limite de son champ de responsabilité
- Savoir travailler en équipe et s'adapter à ses multiples interlocuteurs
- Savoir rendre compte
- Faire preuve de discernement et de réactivité
- Savoir se positionner dans son environnement interne et exerne