Secrétaire de direction pôle travail h/f (h/f)

Créée en 1961 l'ADAPEI 41 « Les Papillons Blancs de Loir-et-Cher » est une association de parents, de personnes en situation de handicap mental et de leurs amis.
L'Association agit sur le département de Loir-et-Cher au profit de toute personne en situation de handicap mental, avec ou sans troubles du comportement, avec ou sans handicap associé, dont les personnes porteuses de handicaps divers : troubles du neurodéveloppement, polyhandicap, handicap psychique stabilisé.

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du Pôle Travail, Le(a) secrétaire de direction est chargé(e) d'organiser et d'exercer ses fonctions, conformément à la législation, dans le respect des valeurs et orientations de l'Association. Son action s'inscrit dans le cadre du projet d'établissement. Il (elle) est en relation avec l'ensemble des services de ce pôle : L'Esat des Ateliers du Val Blésois, l'Esat de Belleville, l'entreprise adaptée les ateliers du grain d'or.

Vos missions seront les suivantes :

- Assiste le Directeur du Pôle Travail dans toutes les tâches administratives et notamment pour le suivi administratif de la gestion du personnel en collaboration avec les différents cadres, et pour le suivi de la démarche qualité. Il (elle) exerce dans le respect des procédures et de la réglementation en vigueur
- Assure la responsabilité fonctionnelle de l'ensemble des secrétariats du pole (4 secrétaires)
- Transmission des informations et documents au Directeur du pôle Travail et aux chefs de service, pour toute information les concernant
- Création des dossiers administratifs des nouveaux salariés et tenue de registre du personnel
- Gestion de planning au quotidien et saisie des grilles horaires
- Relations externes avec les agences intérimaires
- Gère et archive les documents qualité du pôle
- Suivi de l'activité, des admissions et des sorties

Votre profil :
Utilisation les outils bureautiques et informatiques (logiciel de gestion du temps de travail, agendas partagés)
Capacités organisationnelles
Management fonctionnel
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
Autonomie et réactivité
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Capacités à rendre compte

Obligation de service :
Le(la) secrétaire de Direction est tenue à la plus grande discrétion quant aux informations qu'il peut posséder concernant les résidents, leurs familles ou la vie de l'établissement et de l'Association. De plus, sa mission s'inscrivant dans un établissement médico-social à destination d'enfants en situation de handicap, le (la) secrétaire de direction participe et contribue au bien-être et à la bienveillance à l'égard du public dans la limite de l'exécution de sa fonction.
Cette fiche de poste n'est pas exhaustive. Elle précise le contrat de travail sans être contractuelle et elle est susceptible de modifications unilatérales de la part de l'employeur

Pourquoi rejoindre l'ADAPEI41 ?
Télétravail possible
Des formations régulières au sein de la structure
Des possibilités d'évolutions au sein de l'association
Des congés payés supplémentaires en application de la convention collective et des RTT
Un dispositif JOB FAMILLE (en partenariat avec BE LC vous profiterez d'un accompagnement dans la mobilité de la famille)
Un territoire attractif et dynamique
Avantages CSE (chèques vacances, chèques Cadhoc, places à tarif réduit...)

Reprise d'ancienneté selon expériences antérieures (dispositions de l'article 1 de la CCN 66) - 23 RTT
Du Lundi au Vendredi

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Animer, coordonner une équipe,Définir une stratégie de communication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.