* Assurer l'accueil et le secrétariat de la Mission Action sociale : permanence sociale tout public et microcrédit
* Suppléance secrétariat de l'aide alimentaire
* Suppléance accueil général du bâtiment (1/2 journée par semaine)
* Suppléance standard (1/2 journée par semaine)
* Autres missions de secrétariat (GRU, I Colbert, Impressions, Fournitures, Archivage, Circuit du courrier)
* Référent " ID veille " (veille quotidienne des informations juridiques)
Missions principales :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Mission Action sociale
* Analyser la demande de l'usager et en évaluer la pertinence
* Conseiller et orienter l'usager ou proposer un rendez-vous avec les travailleurs sociaux de la Mission Action sociale (permanence sociale tout public, microcrédit*)
* Réaliser des tâches administratives et bureautiques variées : constitution de dossiers et courriers divers, élaboration de documents (ex. : PowerPoint, rapport d'activités, imprimés, formulaires, tenue de tableaux de bord, copies, scans, etc.)
* Réaliser divers travaux dactylographiques (notamment courriers et rapports dans le logiciel-métier)
* Effectuer diverses tâches administratives (GRU, I-Colbert, commandes des fournitures et des impressions, archivage en suppléance ou en renfort).
* Prendre des notes et rédiger des comptes rendus de réunions.
* Traiter chaque jour le bulletin " ID Veille " et compiler mois par mois les informations pertinentes pour l'ensemble des agents de la Direction Action sociale.
En suppléance ou renfort :
* Assurer le secrétariat de l'aide alimentaire :
* Inscriptions des usagers
* Mise à jour des listes de bénéficiaires pour la distribution alimentaire des Forges, Saint André d'Ornay et Vallée Verte et les 3 épiceries solidaires (Clé de Sol, Episol, Graine d'ID)
* Envoi des listes aux centres concernés et à la Banque Alimentaire
* Edition de courriers (courriers de radiation, etc.)
* Tableaux statistiques
* Participer à la gestion du courrier pour le service
* Ouverture et fermeture du service au public
* Assurer l'accueil général du bâtiment (accueil et orientation du public)
* Réception et orientation des appels téléphoniques pour le bâtiment
* Gestion de l'attente du public
* Gestion du courrier des élections de domicile
Microcrédit :
* Planifier les entretiens pour le suivi et l'accompagnement des emprunteurs par le travailleur social référent
* Renseigner les tableaux de suivi et effectuer les statistiques, l'extraction des données
* Vérifier l'éligibilité administrative des demandes de microcrédit personnel (au cours d'entretiens individualisés)
* Assurer une veille quant aux fins de prêt en vue du versement de l'aide municipale
* Organiser les manifestations éventuelles (ex : lors des signatures officielles des conventions avec les partenaires bancaires)
* Sens de l'accueil et qualités d'écoute, disponibilité vis-à-vis des usagers et des partenaires
* Capacités d'organisation et de classement
* Maîtrise et pratique des règles de français (orthographe et grammaire) et des techniques de secrétariat
* Travail en équipe et en transversalité
* Esprit d'initiative et d'adaptation
* Pratique de la bureautique (Word, Excel, PowerPoint, IXBus, IColbert, GRU, Internet, Intranet)
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