Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un-e assistant-e administratif/ve et commercial-e en CDD à temps partiel 24 heures hebdomadaires.
Poste à pouvoir à partir du 4 novembre (dont une période de tuilage de 2 semaines).
Au sein d'une équipe de 6 personnes, vos missions serons les suivantes :
1. Accueil-Secrétariat :
- Accueil téléphonique,
- Filtrage des appels téléphoniques à destination du dirigeant et des salariés,
- Archivage, classement,
- Suivi des contrats fournisseurs (téléphonie, assurances, etc),
- Achats des fournitures et consommables.
2. Gestion et suivi
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter au dirigeant que les informations essentielles,
- Négociation auprès des fournisseurs (orange, mutuelle, matériel divers, agence de
communications, etc.),
- Réalisation des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la
conformité des livraisons,
- Assurer le suivi des conditions d'exécution d'un contrat, être le support ponctuel à
l'administration des ventes (commandes clients, factures clients, BL.).
3. Marchés publics et privés / Honoraires / Devis
- Réception et hiérarchisation des demandes de devis, de marchés publics,
- Veille des marchés publics,
- Aide à l'élaboration de devis en lien avec le directeur général,
- Rédaction et envoi des devis aux entreprises,
- Préparation et envoi des dossiers d'appels d'offres,
- Préparation des propositions d'honoraires, rédaction et envoi après analyse d'un supérieur
hiérarchique,
- Tenue des tableaux de suivi des propositions financières et des marchés publics,
- Élaboration des actes de sous-traitances,
- Suivi les procédures d'appels d'offres.
4 Comptabilité
- Gestion des notes de frais,
- Établissement des factures de ventes,
- Paiement des factures d'achats,
- Relance clients,
- Déclarations de T.V.A.,
- Saisie de la comptabilité,
- Tenue des tableaux de bord.
5 Social
- Suivi administratif du personnel,
- Préparation des paies,
- Versement des salaires,
- Commande des tickets restaurants et chèques cadeaux,
- Suivi des congés / RTT / récupération, médecine du travail,
- Suivi des contrats santé et prévoyance.
Travail régulier sur le logiciel de gestion d'affaires EVERWIN et le logiciel de comptabilité QUADRATUS.
Le collaborateur/trice est placée sous l'autorité hiérarchique du directeur général et du président.
Déplacements ponctuels lors des rencontres QSB.
Le CDD est à pourvoir pour une durée de 10 mois.
Tickets restaurant, mutuelle prise en charge à 100% par l'employeur.
Experience: 2 An(s)
Compétences: Etablir un devis,Suivre des éléments de paiement de commandes,Réceptionner les appels téléphoniques,Outils bureautiques,Gestion comptable,Gestion administrative,Enregistrer les données d'une commande
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie, études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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