Chargé d'accueil mairie

Sous l’autorité de la Responsable du service des Affaires Générales, l’agent d’accueil de la Mairie informe et oriente le public et tient le standard téléphonique.

Activités et tâches liées à l’accueil physique et téléphonique du public :

• Accueillir le public avec amabilité,

• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques,

• Appliquer les règles de communication et de protocole,

• Filtrer les entrées,

• Gérer les situations de stress et réguler les tensions, réagir avec pertinence aux situations d’urgence,

• Conserver neutralité et objectivité face aux situations,

• Adapter son intervention aux différents publics,

• Gérer un système de mesure de la fréquentation,

• Assurer le suivi statistique de l’activité de l'accueil (tableaux de bord),

• Tenir le cahier des doléances,

• Se tenir informé des dates des permanences des élus et de la présence des agents.

Activités et tâches liées au renseignement et à l’orientation du public :

• Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence,

• Orienter vers les personnes et services compétents,

• Délivrer les premiers renseignements en lien avec l’activité des services et l’actualité de la collectivité,

• Enregistrer le courrier (départ et arrivée) et gère la distribution des colis dans les services,

• Tenir l’agenda et gestion du courrier du conciliateur/-trice de justice,

• Centraliser les demandes de réservation de salles,

• Suivre les différentes collectes (bouchons, piles usagées, ampoules…),

• Gérer la distribution des sacs de tri.

Activités et tâches liées à la gestion et à l’affichage d’informations institutionnelles :

• Diffuser des informations par voie d’affichage à l’intérieur ou au sein des services,

• Rechercher, sélectionner synthétiser et diffuser des informations,

• Gérer les documents à mettre à disposition du public (Arrêtés de police, Délibérations …) ainsi que les affichages (Enedis, CCBVA…),

• Soutenir le service dans les périodes d’accroissement d’activités (préparation des élections, remise de copies d’actes d’état civils et les campagnes de recensement),

• Peut être amené à compléter ses activités dans le cadre d’un remplacement en vue de garantir une continuité et qualité de services.

• Techniques d’accueil (écoute, gestion d’éventuelles tensions)

• Bonnes connaissances de l’anglais (conversation courante)

• Savoir faire remonter les informations à son responsable et être force de proposition pour l’amélioration de la qualité de service

• Bonne communication écrite et orale (personnel administratif)

• Maitrise de l’outil informatique et bureautique (personnel administratif)

• Discrétion

• Devoir de réserve

• Sens du service public

• Disponibilité

• Réactivité

• Travail en équipe (esprit d’équipe et solidarité)

• Respect des obligations du fonctionnaire dans le cadre de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983