Charge d’accueil/secretaire de direction

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Rémunération indicative Rémunération selon le grade + RIFSEEP + Prime d’assiduité Descriptif de l'emploi Vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers et vous assisterez le Directeur Général des Services en effectuant des tâches de secrétariat. Missions / conditions d'exercice Chargé(e) d'accueil :
-Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité en valorisant l'image de la collectivité,
-Recevoir, filtrer et orienter les appels et le public,
-Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence,
-Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité,
-Être régisseur (photocopie, CSC, Droit de place…),
-Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée »,
-Enregistrer informatiquement le courrier après son ouverture par le DGS,
-Assurer le remplacement de l'agent en charge de l’état-civil, des élections et de la gestion administrative du cimetière,
-Être en lien avec les directrices des écoles pour gérer les transports scolaires, les dérogations et les inscriptions dans les écoles,
-Gérer les dossiers de subventions aux associations,
-Superviser les manifestations (vœux, fête de la musique, manifestations patriotiques…),
-Gérer les différentes commissions (affaires scolaires ; environnement Développement durable ; Sport, Culture, Animation, Associations…),
-Collecter et conserver les archives.

Secrétaire de direction :
-Organiser et préparer les réunions,
-Apporter une aide permanente au DGS en termes de réalisation et mise en forme de travaux de bureautique, de classement et de suivi de dossiers,
-Gérer les déclarations de sinistre auprès des assureurs,
-Rédiger des documents administratifs (délibérations, comptes rendus...). Profils recherchés •Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, tableurs, publipostage…),
•Maitrise les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu,
•Connaitre les règles de l'expression orale et écrite de qualité,
•Maitrise les règles d'orthographe, syntaxe et grammaire.