Agent de gestion administrative - chargé(e) d'accueil

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Placé(e) sous l'autorité du des affaires générales, vous travaillez au guichet d'accueil de la mairie et partagez le bureau des

Horaires : Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public (permanences ponctuelles le lundi).

-Accueil du public (physique et téléphonique)
-Renseignement et orientation des usagers
-Maintien de l’accueil
-Etablissement et délivrance des pièces d’identité par le biais du (Dispositif de recueil)
-Gestion de la prise de et des plannings
-Classement et archivage des documents administratifs
-Gestion et affichage d’informations
-Gestion des locations de salles et des plannings Missions / conditions d'exercice Missions Principales :
-Accueil, renseignement et orientation du public ;
-Etablissement des cartes nationales d’identité et passeports ;
-Gestion des documents administratifs afférents au guichet d’accueil (attestation, reprographie, pré-inscriptions scolaires, inscriptions stages multisports, etc…) ;
-Gestion de l’affichage des informations ;
-Gestion des locations de salles et des plannings ;

Mission annexe :
-Gestion de l’état des lieux suite location de salles Profils recherchés Savoir-faire :

Accueil et renseignement du public
-Savoir planifier son travail et gérer les priorités ;
-Assurer un accueil de qualité, valorisant l’image de la collectivité ;
-Recevoir, filtrer et orienter les appels ;
-Gérer les demandes des usagers et délivrer les documents administratifs afférents ;
-Renseigner et orienter les usagers vers les services ou organismes compétents ;
-Identifier et gérer la demande en fonction de son degré d’urgence ;
-Connaître les techniques de rédaction administrative ;
-Connaître les applications informatiques professionnelles et bureautiques ;
-Maîtriser les techniques et outils de communication ;
-Connaître l’organigramme et les missions des différents services ;
-Savoir identifier les compétences des élus ;

Etablissement des cartes nationales d’identité et passeports
-Gérer les prises de RDV et le planning ;
-Accueillir les demandeurs ;
-Assurer la saisie et la délivrance des pièces d’identité.

Savoir-être :

-Posséder de réelles aptitudes rédactionnelles ;
-Être à l’écoute ;
-Faire preuve de disponibilité et d’esprit d’équipe ;
-En toute circonstance, préserver et favoriser la qualité du service public, l’image de la collectivité et de la hiérarchie ;
-Respecter le devoir de réserve et le sens du service public ;
-Être rigoureux, organisé et méthodique ;
-Être discret ;
-Être patient et diplomate ;
-Capacité à alerter le responsable de service ou l’autorité territoriale.