Référent process archivistique

Savoir faire

Information des usagers et des services
• Expliciter la demande de l'usager, expliquer les démarches et l'orienter le cas échéant vers les services compétents
• Accompagner les services dans la définition des besoins, les conseiller dans le choix des procédures adéquates et les informer sur les délais
• Présenter les dispositifs et les modalités d'accompagnement de la demande

Instruction des dossiers et application des procédures
• Proposer et appliquer des procédures administratives
• Conduire des recherches techniques, juridiques et des vérifications administratives dans les fonds d’archives
• Instruire et suivre les demandes des usagers, de la collectivité et des partenaires
• Rédiger la fiche technique et formaliser les documents administratifs en vue de la présentation du dossier devant des autorités consultatives ou décisionnelles
• Valider des écrits professionnels et assurer la transmission aux services compétents
• Représenter l'administration dans les réunions ou groupes interinstitutionnels organisés au titre des procédures d'instruction
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers tant papiers que numérique

Suivi et gestion des dossiers/situations des archives
• Mettre à jour des échéanciers, des tableaux de bord, des statistiques et des indicateurs de suivi
• Proposer et mettre en place des outils méthodologiques
• Transmettre des données pour établir des rapports annuels d'activités
• Mobiliser les services compétents et les partenaires ;
• Veiller à la cohérence et à la continuité des interventions
• Intervenir dans les situations complexes ou sensibles tant avec les producteurs d’archives que les usagers

Suivi des projets et activités de la direction
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Accompagner dans les apprentissages individuels et collectifs
• Conseiller et former les équipes
• Veiller au respect des échéances et des décisions

Savoirs

• Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
• Règles de l'expression orale et écrite de qualité
• Tableaux de bord et outils de planification et suivi
• Dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Cadre réglementaire et institutionnel des Archives et des collectivités
• Logiciels spécialisés (notamment Flora) et outils bureautique
• Procédures d’archivage et techniques de classement