Responsable pôle population

Dans une collectivité de taille moyenne (2 745 habitants) et sous la responsabilité du Directeur Général des Services, l'agent aura en charge la coordination du Pôle Population (2 agents).

1- MANAGEMENT DU SERVICE POPULATION
- Encadrer et animer le service population,
- Conduire les entretiens annuels.

2- ACCUEIL DU PUBLIC
- Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone,
- Renseigner sur l'organisation des services de la commune,
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents,
- Recevoir, filtrer et orienter les appels,
- Transmettre des messages clairs et précis aux différents services,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

3- ETAT-CIVIL
- Constituer les dossiers liés à l'état civil :

. Naissance,

. Mariage,

. Décès...
- Gérer les dossiers de recensement militaire,
- Assistance auprès du Maire pour les mariages si nécessaire.

4- GESTION ADMINISTRATIVE
- Courrier :

. Réception, délégation de signature pour les recommandés,

. Enregistrement du courrier,

. Tri du courrier,

. Transmission au Directeur ou à la Directrice adjointe.
- Gestion des logements communaux :

. Elaboration des baux,

. Accueil, renseignements, orientation des demandes de logements,

. Lien avec les bailleurs sociaux.
- CCAS :

. Accueil et orientation des urgences,

. Préparation de la liste CCAS,

. Organisation du repas des aînés.
- Missions ponctuelles :

. Gestion de l'urbanisme,

. Gestion des réservations de salles communales,

. Préparation du jury d'assise (tirage au sort, envoi des courriers).
- Secrétariat des élus.

5- ELECTION
- Tenue et mise à jour des listes électorales via le Répertoire Electoral Unique (REU),
- Veille juridique des élections,
- Contrôle et traitement des documents électoraux,
- Préparation et organisations des commissions de contrôle,
- Préparation et organisation matérielle des scrutins :

. Suivre les opérations pré-électorales, électorales et post-électorales,

. Assurer la relation avec des différentes institutions : préfecture, tribunal, INSEE...
- Présence obligatoire lors des élections.

6- CIMETIERE
- Accueillir et renseigner les familles en deuil et les usagers et enregistrer les avis des familles,
- Assurer le lien entre les familles, les prestataires et les intervenants (opérateurs funéraires, marbriers, associations...),
- Assurer la gestion et le suivi des concessions :

. Vente,

. Renouvellement, conversion,

. Reprise.
- Effectuer la gestion du cimetière :
- Mise à jour du registre,
- Autorisations pour inhumation/exhumation,
- Relation avec le juge en cas de litiges des familles.

7- COMMUNICATION EXTERNE
- Elaboration / Mise à jour des supports de communication :

. Guides,

. Bulletins municipaux.
- Mise à jour régulière du site internet et des panneaux lumineux,
- Gestion de la communication des associations.

8- SERVICE TECHNIQUE
- Bascule publique :

. Enregistrement des abonnés,

. Gestion des mouvements de pesées,

. Veille du bon fonctionnement de l'appareil.

- Cadre d'emplois des rédacteurs territoriaux,
- Capacités managériales,
- Maîtrise des techniques d'accueil du public,
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil, du cimetière et des élections,
- Maîtriser l'utilisation des outils informatiques,
- Savoir adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Notions d'urbanisme,
- Savoir rédiger un courrier (règles de base en orthographe et grammaire, règles de mise en page...),
- Connaître et savoir appliquer le cadre réglementaire et juridique des actes d'état civil,
- Qualités relationnelles et d'écoute,
- Rigueur et organisation,
- Discrétion et confidentialité,
- Disponibilité, réactivité, adaptabilité, polyvalence,
- Autonomie.