Chargée de la gestion patrimoniale - assistanat de direction adjoint des cadres h/f

La chargée de la gestion patrimoniale et assistante administrative organise pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Il organise la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions). Elle assure le suivi administratif et financier des locaux exploités par l'établissement, en extra-hospitalier et en intra-hospitalier.
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Sur la partie « patrimoine » (Pôle Finances, Patrimoine et Communication) :

· Liquidations des loyers et des appels de fonds du CHAI ;

· Création de commandes pour estimer le coût annuel de ces loyers ;

· Réponses aux sollicitations liées à ces locaux ;

· Facturation des appartements collectifs ;

· Récupération des pièces nécessaires à la signature des contrats de location entre le CHAI et les patients logés dans les appartements collectifs ;

· Etat des lieux lorsque des appartements collectifs ou des locaux sont rendus ;

· Gestion de ces appartements (demande de prestations ménage, état des lieux, contact avec les médecins pour les placer dans les logements) ;

· Gestion du planning du gymnase ;

· Facturation du gymnase aux associations utilisatrices ;

· Secrétariat visite des locaux F3SCT ;

· Remplissage du tableau de suivi des visites F3SCT et suivi de la réalisation des actions validées au niveau de l'instance.

Sur la partie « assistance de direction » (Pôle Finances, Patrimoine et Communication et Pôle Offre de soins et Coopération) :

· Accueil des personnes ;

· Gestion des stocks de produits, de matériel, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) ;

· Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées ;

· Prise de notes, frappe et mise en forme de documents ;

· Prise de rendez-vous / gestion des agendas ;

· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques ;

· Reproduction et diffusion de documents, de dossiers ;

· Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusions, archivage) ;

· Analyse du contexte et priorisation des actes de secrétariat ;

· Gestion de la relation avec les partenaires externes / internes ;

· Participation à la vie du service ;

· Remplacement de l'assistante de la direction générale pendant les congés de la titulaire ;

· Gestion des congés de la direction de la communication sur Agiltime ;