Assistant en gestion et exploitation des donnees documentaires - h/f

Description

Mission principale :


La préparation des rendez-vous de la direction générale de l’Inserm avec ses principaux partenaires académiques nécessite d’avoir une vision actualisée précise des interactions partenariales et des différents engagements de l’Inserm sur un site. Ainsi, la principale mission de la personne recrutée sera d’optimiser l’utilisation des outils de suivi existants (tableaux et fonds documentaire), d’extraire les données et de les organiser en fonction de la demande.


Mission secondaire :


Une fois par an, lors de la production du rapport annuel et de la mise à jour des pages internet, la personne recrutée collectera et structurera les chiffres clés de l’activité du département. Ponctuellement, elle préparera les données quantitatives en réponse aux audits.


1. Gestion et conception et optimisation des tableaux de suivi existants ;
2. Mise à jour et enrichissement des tableaux de suivi avec des données quantitatives et qualitatives ;
3. Extraction et organisation à la demande des données suivies ;
4. Mise à jour, en lien avec les chercheurs, des données sur leurs coopérations internationales ;
5. Gestion et extraction de bases de données bibliométriques sur les collaborations scientifiques internationales (Scimago, Web of Science…) ;
6. Garantie de la cohérence et de la précision des données saisies et extraites ;


Activités principales:


Conception, alimentation et extraction de fonds documentaires et des tableaux de suivi :


1. Soutenir la mise en place et à l’actualisation d'outils qualitatifs de suivi des objets France 2030 (IHU, PUI et Bioclusters) ;
2. Maintenir, organiser, optimiser et extraire les données traitées par le DPRE ;
3. Assister les chargés de mission dans la constitution de leurs dossiers à partir de l’extraction des données ;
4. Organiser, classer des documents en s’appuyant sur le système de Gestion Électronique de Documents (GED) et, de façon transverse, sur le forum documentaire du Département ;
5. Proposer un système qualitatif de nommage des documents et de renseignement des métadonnées ;
6. Participer aux groupes de travail, aux tests pilotés par la DSI sur la mise en place des GED transverse (tests, migration de données).


Suivi des activités :


1. Intégrer les nouvelles données dans les tableaux de suivi et vérifier leur exactitude ;
2. Produire des rapports et extractions réguliers et à la demande, basés sur les tableaux de suivi et les bases de données (bibliographiques notamment) ;
3. Analyser les écarts et proposer des ajustements pour améliorer la précision des données.


Communication et Mise à Jour Web :


1. Mettre à jour, en lien avec le Département de l’Information et de la Communication, les sections pertinentes des pages web en fonction des données les plus récentes ;
2. Assurer une communication fluide des chiffres clés aux équipes concernées.


Spécificité(s) et environnement du poste :


Pas de contrainte particulière.


Profil recherché :


Connaissances :


1. Bureautique ;
2. Excel et logiciels de base de données ;
3. Logiciels de gestion documentaires (GED) ;


Savoir-faire :


1. Gérer des bases documentaires ;


Aptitudes :


1. Travail en équipe ;
2. Rigueur, précision ;
3. Réactivité ;


Expériences souhaitées :


Au moins une expérience en gestion documentaire.


Niveau de diplôme et formations :


Bac +2 Documentaliste.


Pour en savoir + :


• Sur l'Inserm
• Sur la politique handicap : emploi.handicap@inserm.fr
• Sur l’engagement de l’Inserm en faveur de la parité et l'égalité professionnelle

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