Secrétaire de laboratoire

Missions

Sous la direction du Responsable de la formation Master 2 EE: Assurer le secrétariat et contribuer à la gestion administrative et pédagogique du Master 2 EE

Sous la direction de la Responsable administrative et financière de l’Unité: Participer à la gestion administrative du laboratoire.


Activités principales

- Assister le responsable dans la gestion administrative et pédagogique du Master 2 EE :
o Accueillir, informer, orienter dans leurs démarches les étudiants du Master, les personnels enseignants, les visiteurs (H/F).

o Saisir et effectuer le suivi quotidien des emplois du temps (réservation des salles, cours et évaluations).
o Prévision des charges, bilan des charges et transmission aux services concernés pour la mise en paiement
o Recueillir, saisir les notes et préparer les jurys, effectuer l'édition des bulletins de notes.
o Gérer les conventions de stage en lien avec Polytech.
o Planifier et organiser les soutenances de stages en collaboration avec le département EE.

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de l’Unité :
o Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier

o Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'Unité

o Gérer les plannings de réservation des salles
o Gérer les démarches d’accès et d’installation au sein de l’Unité
o Prendre en charge les missions ponctuelles des personnalités externes à l’Unité
o Participer à l’organisation de manifestations recherche ou recherche-pédagogie.

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser:
o Saisir les certificats administratifs.
o Mettre en forme et suivre les demandes récurrentes adressées à l’Unité.

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés:
o Suivi/ accompagnement des personnalités externes.

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, ressources humaines...):
o Mise à jour des indicateurs de l’Unité
o Tenue du fichier RH des entrées-sorties

Fiche de poste en intégralité ici:https://www.univ-nantes.fr/universite/recrutement/nantes-universite-recrute-un-e-secretaire-de-laboratoire-laboratoire-ireena-saint-nazaire