Agent d'accueil

Dans le cadre d’un remplacement pour maladie, la commune de La Jarne recrute un/une agent/agente de gestion administrative, chargé de l’accueil et de l’état civil, pour une durée de 6 mois (qui pourra être prolongée le cas échéant).

Le poste d'agent d'accueil constitue la première interface entre la mairie et le public, il exige une personne de confiance, capable de faire preuve d'une grande discrétion et d'une parfaite neutralité dans tous les domaines. L'agent/agente d'accueil doit savoir écouter, orienter les usagers avec efficacité et apporter un soutien de qualité tout en respectant la confidentialité des informations traitées ; il/elle participe au bon fonctionnement des services municipaux.

La gestion des dossiers en matière d’état civil nécessite quant à elle une bonne capacité de concentration et une grande rigueur.

Enfin, les tâches administratives requièrent sérieux, organisation et méthode.

Nous recherchons un(e) candidat(e) fiable et doté(e) d'un sens de l’accueil irréprochable, avec une capacité à travailler dans le respect des valeurs d'impartialité et de service public, ainsi qu’un bon sens des priorités.

Sous la responsabilité de la responsable « Accueil des administrés », l’agent devra assurer les principales missions suivantes :

• Accueil, renseignements et orientation du public :
- Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité
- Filtrer et identifier la demande, et orienter le public vers l’interlocuteur compétent le cas échéant
- Savoir prioriser les demandes en fonction du degré d’urgence
- Informer l’interlocuteur concerné au sein de la collectivité
- Assurer le suivi des demandes du public : mettre en place des tableaux de bord de suivi des courriers, courriels, ainsi que de toute réclamation
- Enregistrer les demandes de réservations de salles, superviser le planning de réservation et préparer les contrats de location correspondants

• Etat civil – Elections - Démarches citoyennes :
- Mettre à jour les registres d’état civil : actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales…
- Délivrer les actes d’état civil
- Préparer les dossiers de mariage et assurer le suivi (préparation de la cérémonie, mise à jour des livrets de famille, envoi des avis de mention…)
- Gérer les dossiers de recensement militaire
- Assurer la délivrance de documents administratifs officiels : légalisations de signature, attestations d’accueil, photocopies…
- Participer à l’enregistrement des demandes d’inscription sur les listes électorales et à l’organisation matérielle des élections

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services, l’agent devra assurer les missions suivantes :

• Gestion administrative :
- Gérer la transmission des courriers et courriels entrants
- Trier et transmettre les courriers électroniques de la messagerie d’accueil
- Procéder à l’affichage des informations municipales et des actes réglementaires et en assurer le suivi calendaire
- Participer à la préparation des Conseil municipaux : convocations, mise en forme des documents, diaporama…
- Organiser les suites des Conseil municipaux (transmission aux instances, aux partenaires, aux services municipaux concernés)
- Communication :

o Produire des visuels pour invitations, inaugurations, programmes d’activités du centre de loisirs et de l’Espace Jeunes, évènements municipaux, en cohérence avec la charte visuelle

o Mettre en ligne sur le site internet et le panneau lumineux les informations municipales

o Elaborer et suivre le plan de communication des manifestations municipales
- Manifestations municipales :

o Organiser, préparer, coordonner les manifestations municipales : liste d’invités et invitations, liste des besoins logistiques, y compris les courses, suivi des consommations, préparation des salles et des tables-chaises, lien avec les services techniques, les partenaires…

Compétences techniques :
- Connaissance de l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales
- Connaissance des missions des administrations et partenaires publics
- Connaissance de la règlementation en matière d’état civil
- Connaissance des techniques d’accueil et de gestion de conflits
- Connaissance des techniques de rédaction administrative, des supports informatiques de bureautique (Excel, Word, Powerpoint), de messagerie informatique et des logiciels métiers (état civil, élections…)
- Connaissance de l’utilisation des outils numériques

Qualités relationnelles :

Avoir le sens du service public

Assurer un bon niveau de qualité d’accueil et disposer d’une bonne qualité d'écoute et de dialogue

Faire preuve de discrétion, de neutralité et appliquer le devoir de réserve

Etre sérieux, organisé, rigoureux et méthodique

Etre réactif et dynamique, avoir le sens des priorités

S’adapter aux situations

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Faire preuve d’empathie, être à l’écoute