Missions principales
ACCUEIL FRONT OFFICE :
Pour les prestations accueil-état civil :
Assurer l’accueil physique du public en « guichet polycompétent »
Établissement et délivrance des attestations d’accueil
1. Vérifier les documents remis (en particulier ressources et d’hébergement)
2. Enregistrer les demandes (dans l’application)
3. Établir les statistiques liées à cette prestation
Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil
4. Procéder aux vérifications des pièces
5. Enregistrer les naissances (en clinique) et les reconnaissances
6. Réceptionner les demandes de livret de famille
7. Dresser les actes et délivrer les actes d’état civil (édition et signature des demandes faites par courrier ou internet)
8. Informer les usagers sur les démarches (suite à une naissance...)
9. Délivrer les certificats divers : de vie, de domicile, et actes d’état civil
Traitement administratif et informatique des demandes de cartes d’identité et passeports
10. Enregistrer les demandes et retraits des cartes nationales d’identités et passeports biométriques
11. Vérifier les documents remis
12. Saisir les données dans les applications et scanner les pièces
13. Enregistrer les titres reçus et remettre les titres
14. Réceptionner les demandes de passeports urgents
Inscription sur listes
15. Procéder aux inscriptions sur les listes électorales
16. Procéder au recensement militaire
Légaliser les signatures et certifier les copies conformes aux originaux
Pour les prestations scolaires, petite enfance, maison de quartier et sport :
Pour les inscriptions scolaires, périscolaires
17. Vérification complétude des dossiers
18. Calcul du taux d’effort
19. Saisie dans concerto
20. Encaissement pour les activités périscolaires
21. Renseignement du public
Pour les pré inscriptions petite enfance
22. Vérification complétude du dossier multi accueil régulier
23. Vérification complétude du dossier accueils ponctuels suite à l’accord du directeur d’établissement
24. Conseils sur les modes de garde
25. Encaissement frais d’admission
26. Information et conseils du public
Pour les adhésions et inscriptions annuelles ou ponctuelles aux activités des maisons de quartier et aux activités sportives
27. Vérification complétude des dossiers
28. Vérification du rattachement à une maison de quartier de référence (uniquement pour les maisons de quartier)
29. Calcul du taux d’effort
30. Inscription dans Concerto
31. Encaissement
Les inscriptions aux CLAS et ALSH ne seront pas traitées en guichet unique
BACK OFFICE :
32. Assurer l’accueil téléphonique du guichet unique : réception des appels, information et orientation du public
33. Gérer toute demande liée aux inscriptions scolaires et périscolaires quel que soit le canal d’entrée
34. Gérer la boite email du service éducation soit en traitant directement la demande, soit en la transférant vers la direction-métier pour des réponses nécessitant un niveau d’expertise plus approfondi
35. Prise en charge des recueils CNI/passeport, enregistrement des colis arrivés par courrier, gestion des titres expirés, gestion par email des dysfonctionnements avec la Préfecture
Missions ponctuelles
36. Prestations à domicile (démarches administratives pour des personnes en difficulté)
37. Toute tâche qui s’avère nécessaire à la continuité du service public
Formation :
38. Niveau III - Bac + 2
39. La formation sous forme de tutorat entre agents sera organisée par le chef de service avec le support des procédures métier à jour
40. Peuvent être prévues des formations de perfectionnement tout au long de la carrière, à l’initiative de l’agent ou du responsable de service
Expérience :
Expérience sur un poste similaire fortement souhaitée
Savoir-faire :
41. Polyvalence complète sur tous les postes du guichet unique
42. Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes
43. Grande disponibilité vis-à-vis du public (diplomatie)
44. Connaissance générale du statut, métiers, organisation de la fonction publique territoriale
45. Procédures relatives aux formalités administratives
46. Information générale relative à l'état civil, Code civil
47. Connaissances réglementaires dans tous les domaines concernés par le guichet unique
48. Règles communes à la rédaction des actes d'état civil et procédures administratives de délivrance des actes d'état civil
49. Outils bureautiques (Word, Excel) et logiciels métiers (Suffrage, Arpège, Avenir, QMATIC)
50. Accueillir
51. Appliquer les normes, procédures et règles
52. Rendre compte
Savoir-être :
53. Sens relationnel
54. Capacité d’adaptation (évolution du poste, textes, procédures, outils informatiques) / flexibilité
55. Sens du travail en équipe
56. Ponctualité
57. Rigueur
58. Capacité d’écoute
59. Sens de la pédagogie
Cycle de travail :
Poste à 38h/semaine
Nombre de jours de congés :
25 jours de congé, 18 RTT et 2 jours de fractionnement
Avantages :
Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75%
Possibilité d’adhérer à la Caisse d’Entraide (prestations sociales et loisirs)
Publiée le 22/05/2024
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