Mission :
L'assistant administratif a pour missions d'assister le Délégué Régional et son adjointe dans leurs missions, d'assurer le suivi et la mise à jour des décisions officielles et de réaliser divers actes de gestion administrative et financière pour le Service des Affaires Générales de la Délégation Régionale.
Activités :
Assister le Délégué Régional et son adjointe dans leurs missions
-Assurer l'accueil physique et téléphonique ; gérer la messagerie électronique et les agendas
-Fournir les informations de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes à la Délégation Régionale
-Planifier, organiser et assurer la logistique de réunions, internes ou externes, et d'événements institutionnels
Mission no. 2 - Assurer le suivi et la mise à jour des décisions officielles
-Recueillir les informations nécessaires au traitement des décisions officielles relevant du Délégué Régional (délégations de signature, nomination de correspondants, conseils de laboratoire, etc.)
-Procéder à leur rédaction et à leur publication sur le portail ad hoc
-Procéder à l'envoi et au suivi de documents administratifs (règlements intérieurs, lettres de mission, etc.)
-Proposer des voies d'amélioration de l'organisation et formaliser les procédures associées
Mission no. 3 - Réaliser divers actes de gestion administrative et financière pour le Service des Affaires Générales
-Assurer la gestion de la flotte de la cinquantaine de véhicules de la circonscription (assurance, cartes d'approvisionnement en carburant, abonnement au péage, etc.)
-Gérer les relations avec le prestataire de service en charge de l'accueil de la Délégation Régionale et des Unités hébergées sur le campus CNRS : gestion des salles, réservation des véhicules, enregistrement numérique des courriers, partage d'informations, continuité de service, etc.
-Veiller à la mise à jour et à l'utilisation des différents modèles de documents à l'échelle de l'Unité MOY1100
Mission no. 4 - Participer au collectif du Service des Affaires Générales
-Contribuer à la continuité de service et participer à des missions ponctuelles si nécessaire
-Le cas échéant, contribuer à la gestion des crédits de la Délégation Régionale
Experience: Débutant accepté
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