Secrétaire général de mairie/ promotion interne

Fonction : Agent polyvalent des services Administratifs

Affectation/service : Service Administratif

Catégorie : B

Cadre d'emploi : Rédacteur Territorial

Temps de travail : Complet

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Supérieur direct : Le Maire

MISSION GENERALE DU POSTE / ACTIVITE ET TACHES RELATIVES AU POSTE :

Assistance à l'autorité territoriale :

Assurer le suivi et le pilotage des projets communaux

Contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal :

Préparer et rédiger des documents administratifs et techniques

Suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil Municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture)

Elaboration du budget/ dossiers de subvention/ marchés publics/ urbanisme :

Elaboration du budget, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.

Assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec

recherche de subvention et suivi administratif et financier des projets.

Assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics Suivi gestion des régies municipales

Comptabilité Etablissement de la paye

Suivi de l'urbanisme (enregistrement des demandes de CU, DP, PC)

Secrétariat du Maire et des Elus

Préparer la tenue de réunion de commissions thématique en lien avec les projets communaux

Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles

Organiser les commissions communales des impôts

Répondre aux courriers divers

Etat Civil :

Enregistrer et rédiger des actes d'Etat Civil (naissances, reconnaissances mariages, décès)

Accueillir et informer les usagers sur les lois et règlements en matière d'Etat Civil

Délivrer les extrait ou copies intégrales dans le respect des règles de publicité.

Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire

Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage et de cérémonie de parrainage civil

Assister l'Officier d'Etat Civil lors de la célébration des mariages

Tenue des registres d'Etat Civil et suivi des déclarations d'actes (apposer les mentions marginales, préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)).

Formalités administratives diverses :

Recensement militaire avec établissement de la liste des jeunes et délivrance des attestations correspondantes- suivi avec les autorités militaires

Rédaction des actes administratifs de ventes

Rédaction des baux à fermes, contrat de location

Classement et archivage

Elections politiques et professionnelles :

Gérer les demandes d'inscription sur la liste électorale, de radiation.

Préparer les réunions de la commission de révision des listes électorales et y participer

Organiser matériellement et administrativement les bureaux de votes

Respecter les procédures liées aux scrutins

Gestion de l'eau :

Elaboration de la facturation

Déclarations d'activité : Pollution/ Collecte collectivité/ Prélèvement collectivité

Gestion du cimetière :

Accueillir le public, renseigner sur l'organisation du cimetière Gestion des concessions

Tenir et mettre à jour le registre du cimetière

Assurer l'actualisation du règlement cimetière et veiller à son respect

Ressources humaines :

Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents

Suivi de l'absentéisme, des dossiers assurance statutaire

Elaboration des actes administratifs (contrats, ...)

Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation...)

Autres activités :

Accueil physique et téléphonique du public

Gestion des salles communales

Recensement obligatoire

Gérer les relations avec les associations et suive les partenaires

Polyvalence :
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.

CONDITION DE TRAVAIL :

Travail en intérieur, sauf exception (fêtes et cérémonies ... )

Déplacement avec véhicule personnel (Formation ... )

CONTRAINTES PARTICULIERES LIEES AU POSTE:

Présence aux cérémonies d'Etat Civil

Présence aux scrutins électoraux

Savoir

Maîtrise des procédures budgétaire et comptable (nomenclature M57)

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciel spécifique)

Savoir être

Capacité d'analyse et de synthèse, sens de l'organisation

Sens du contact et de la communication

Sens du service public

Méthode et rigueur

Autonomie, initiative

Discrétion

Disponibilité