Assistant protocole et memoire h/f

Pres société


Le service protocole et mémoire rattaché à la Direction du Bureau du Cabinet du Maire-Président est en charge de l'organisation des réceptions officielles pour le compte de la Mairie et de la Métropole d'Orléans.


Missions


Dans ce cadre, la Mairie d'Orléans recherche son futur Assistant protocole et mémoire (h/f) - catégorie C pour réaliser les missions suivantes :

Réceptions protocolaires et cérémonies
* Contribuer à l’organisation des réceptions et des cérémonies
* Assurer les demandes de prestations internes et externes nécessaires à l’organisation des manifestations protocolaires
* Assurer le suivi des demandes de prestations internes et externes
* Réaliser les cartons et créer les fichiers d’invités.
* Assurer la logistique des réceptions
* Participer aux cérémonies et aux diverses manifestations et réceptions du service Protocole et Mémoire (préparation, mise en place, accueil, service)
* Contribuer aux consultations et aux achats pour les besoins des prestations à assurer
* Contribuer à optimiser la base des prestataires du service
Gérer les stocks et approvisionnements
* Gérer les volumes de stocks en fonction des prestations à réaliser
* Suivre les DLC (dates limites de consommation) et les DLUO (date limite d'utilisation optimale) et assurer la traçabilité des denrées
* Veiller au respect des normes de stockage de denrées alimentaires
* Veiller à l’adéquation des matériels nécessaires à la manutention.
Suivi activités
* Elaborer, gérer, suivre et tenir à jour en lien avec les membres de l’équipe :
* les tableaux de bord des manifestations protocolaires
* les états des différents stocks
* les tableaux de suivi budgétaire
Divers
* Assurer la polyvalence pour les grands évènements de la Direction
* Assurer le binôme avec l’autre assistante Protocole et Mémoire sur l’ensemble des missions
* Gérer les vacataires sur les manifestations et réceptions (planning, organisation, formation)

Spécificités du poste


L’assistant(e) Protocole et Mémoire est amené(e) à interagir directement avec des interlocuteurs très variés, y compris de haut rang, et doit veiller dans ce cadre à exercer son activité avec une très grande discrétion et discernement.

Disponibilité exigée : présence indispensable lors des événements organisés en soirée, ponctuellement le week-end et les jours fériés

Lieu de travail : Centre Municipal - 1 Place de l'Etape - 45000 ORLEANS

Horaires de travail : 39h/semaine avec RTT


Compétences techniques attendues


Maîtrisant les outils informatiques et les étapes de gestion des évènements, votre aptitude au travail d'équipe, votre sens de l'organisation et votre rigueur seront indispensables sur le poste.

Le permis B est demandé.


Pourquoi nous rejoindre ?


Avantages de la collectivité :

* Avantages internes et du CNAS
* RTT
* Prime de fin d’année
* Participation Mutuelle / Prévoyance
* Prise en charge déplacements domicile-travail (abonnement)
* Forfait mobilité durable
* Accès à la formation tout au long de la carrière
* Journées enfants malades

Savoirs être


Disposant d'un réel enthousiasme pour l'organisation d'évènements, vous savez faire preuve d'initiative et être force de proposition.

Adapte à toutes situations et capable de gérer les situations stressantes, votre discrétion sera également indispensable pour mener à bien vos missions.

#J-18808-Ljbffr