Secrétaire de direction

AP-HMDirection des Affaires Médicales (DAM)Secrétariat de DirectionDate d'application : 04/03/25 Version : version IRédigée et validée par : Anne-Laure DE CESARE et Dimitri SANCHEZCHAMP D'ACTIVITÉLa Direction des affaires médicales (DAM) est composée des secteurs suivants :Gestion des effectifs médicaux seniors et juniorsGestion du temps de travail médicalPilotage budgétaire, paie et certificationCoopérations - Groupement Hospitalier de Territoire (GHT)Formation continue (DPC)Le secrétariat de direction est rattaché directement aux Directeurs des affaires médicales.OBJECTIFS GÉNÉRAUX DU SECRÉTARIAT DE LA DAMLe secrétariat de direction est un maillon essentiel de la DAM, dont il est garant de l'image auprès du public accueilli et tout particulièrement de l'ensemble de la communauté médicale, composée de près de 2000 médecins seniors et de 1000 internes présents chaque semestre à l'AP-HM.A ce titre, il veille à assurer un accueil de qualité auprès des personnes qui sollicitent la DAM, et contribue au bon fonctionnement administratif de la DAM et à la circulation de l'information entre les différents secteurs de la DAM. Il assure également le lien entre la DAM et les secrétariats des autres Directions, Sites et Pôles et les partenaires institutionnels.MISSIONS DU SECRÉTARIAT DE DIRECTIONOrganiser l'activité quotidienne de la DirectionGestion de l'agenda des Directeurs :Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements ;Réponse aux sollicitations et invitations formulées auprès des Directeurs ;Coordination des plannings pour assurer la bonne synchronisation des agendas.Gestion des correspondances :Réception, enregistrement informatique, et ventilation du courrier vers les secteurs ;Gestion des circuits de signature : réception, vérification et ventilation des parapheurs ;Enregistrement numérique et référencement des courriers sortants.Accueil et orientation du public :Accueil téléphonique : réception, traitement et/ou orientation des appels entrants ;Accueil numérique : traitement de la boîte mail du secrétariat ;Accueil physique : accueil et orientation du public (rendez-vous, visites spontanées).Gestion des tâches logistiques : gestion des stocks et des commandes de fournitures, demandes d'interventions techniques, réservation et préparation de salles de réunion.Assister la direction dans les tâches administrativesPréparation des dossiers et réunionsClassement et archivage de dossiers et documentsAppui administratif à la gestion des affaires générales : rédaction de courriers, notes, comptes rendus, conception de présentationsAide ponctuelle aux différents secteurs de la direction : suivi des grèves, participation aux conventions/PST, participation au processus administratif suite au choix des internesSuivi des nominations aux chefferies de pôle et de serviceAppel des appels à candidature et suivi des réponsesRédaction des décisions des nominationsMise en paiement des primes et contrôles paie afférentsMise à jour et suivi d'un tableau de bordQUALITÉS REQUISESSavoir-être adapté à l'accueil d'un public, aisance orale et relationnelleDiscrétion professionnelle et sens aigu de la confidentialitéEsprit pragmatique, rigueur, précision, sens de l'organisation et méthodeGrande capacité d'anticipation, de réactivité et de priorisationEsprit d'équipe et de serviceCapacité d'initiative, autonomie et sens des responsabilitésCuriosité intellectuelle, disponibilité et réactivitéMaîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel, Powerpoint, SharePointMaîtrise des logiciels RH : Agirh (formation prévue)Connaissances en gestion administrative généraleConnaissance des normes rédactionnellesCapacités de communication et maîtrise des usages de l'accueil physique et téléphoniqueMaîtrise des méthodes d'organisation de réunions, rendez-vous et évènementsMaîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisationRENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFSIntitulé du poste : Assistant(e) de directionGrade : Adjoint administratifPôle d'activité : DAMLieu d'exercice : Administration centrale - Rue BrochierLien hiérarchique : Directeurs des affaires médicalesDéplacements sur autres sites : nonHoraires : 7h48 / jour