Un assistant du responsable de la cellule prospective et partenariat (h/f)

Placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de la cellule Prospective et Partenariat, le titulaire du poste devra

assurer les missions suivantes :

• Coordonner les secrétariats du service innovation prospective et orientation et notamment gérer les courriers

« arrivés » et « départs » ;

• Assister administrativement la Responsable du Service innovation prospective et orientation ;

• Assurer un suivi des parapheurs en lien avec l’ensemble des cellules du service ;

• Effectuer la gestion des dossiers sous les applications informatiques régionales ;

• Rédiger et/ou participer à la rédaction des courriers, avenants, conventions, CSF et autres documents

administratifs ;

• Assurer la gestion des documents et le suivi des tableaux de bords ;

• Gérer les appels téléphoniques et le planning du responsable ;

• Participer à l’organisation et à l’animation dans le cadre des événements du Service Public Régional de

l’Orientation ;

• Classer les documents afférents à la cellule prospective et partenariat.

• Connaissance du secteur de la formation professionnelle ;

• Connaissance du fonctionnement général et des procédures de la Région ;

• Adaptabilité aux priorités, aux nouvelles procédures et nouveaux dossiers ;

• Maîtrise des techniques d’assistance administrative et de l’accueil téléphonique ;

• Maîtrise des outils bureautiques et des applications de la collectivité (GECO, WEBDELIB, E-PARAPHEUR,

MAFATE, NUXEO, etc.…) ;

• Maîtrise des techniques de secrétariat (dactylographie, plan de classement, archivage, accueil téléphonique et

physique) ;

• Gestion de dossiers (participation à la mise en œuvre et au suivi administratif, pédagogie et financier des actions

de formations) ;

• Disponibilité, qualité d’écoute, de patience et de courtoisie envers les interlocuteurs ;

• Très bon sens des relations humaines ;

• Expérience significative en tant que téléopérateur(rice) exigée ;

• Respecter les normes de procédures ;

• Capacité à travailler en autonomie ;

• Réactivité et anticipation ;

• Devoir de réserve, de confidentialité et de discrétion professionnelle.