Assistante de direction - responsable du service à la population (f/h)

I Secrétariat général

Assurer le secrétariat du Maire et de la direction
* Accueil des administrés et analyse de leur demande
* Gestion du courrier et des mails (arrivée/départ) et élaboration des réponses
* Gestion des agendas - planification des rendez-vous et réunions
* Préparation des réunions

Assurer le secrétariat et la gestion des assemblées (CM/commissions),
en lien avec la DGS
* Préparation de l'organisation logistique des séances (CM et commissions permanentes)
* Rédaction des convocations, de l'ordre du jour
* Elaboration des délibérations, comptes rendus...
* Préparation des documents de présentation
* Télétransmission des actes au contrôle de légalité de la préfecture
* (plateforme Mégalis)
* Suivi des dossiers présentés en conseil municipal
* Mise à jour du recueil des délibérations et décisions

Assurer l'absence de la direction
* Suivi de la boîte mail DGS
* Suivi des rendez-vous à prendre

II - Communication

Réaliser une interface avec les autres services et les élus
* Circulation de l'information en interne
* Rédaction et transmission des notes de service
* Circulation et diffusion de l'information externe

Assurer la circulation et la diffusion de l'information
* Relation avec les autres collectivités et instances administratives extérieures
* Relation collectivité/administrés
* Presse

Organiser et préparer les réceptions municipales
* Mise à jour du planning annuel des évènements, réceptions, pots de la mairie
* Organisation et suivi des réceptions (invitations, planning, achats ...)
* Réassort du stock pour les réceptions

III - Service à la population (services : ccas, communication et accueil)

Gérer et organiser le service
* Gestion des plannings, congés et formations
* Encadrement des agents
* Organisation de l'activité du service
* Contrôle et évaluation des actions
* Suivi du budget
* Continuité du service à la population
Piloter l'organisation des élections
* Suivre la préparation des élections
* Contrôler l'organisation logistique et réglementaire
* Superviser
*
Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service public