Agent d'accueil et de gestion administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Emploi contractuel de cat. C
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Sous l’autorité du responsable du service à la population, l’agent suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et les besoins du service.
Sous l’autorité du responsable de la Maison des Services, l’agent d’accueil participe à l’accueil à l’orientation des usagers et des partenaires. Exécutera quelques tâches administratives (mise à jour documents, enregistrement courrier…).
Accueille et accompagnement des usagers dans les démarches administratives en ligne dans le cadre des missions France services, informations de 1er niveau (participera aux formations France services pour l’accompagnement). Missions / conditions d'exercice Agent d’accueil à la mairie (base 25H)
Accueil physique et téléphonique :
•Assurer l'accueil physique et téléphonique
•Apporter un premier niveau d'informations sur la commune (en interne et en externe) : l’organisation des services communaux, les services présents dans la collectivité, le site internet de la ville, les infrastructures communales et intercommunales, les manifestations communales, ...
•Filtrer le public entrant et sortant
•Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
•Recueillir, vérifier et afficher les informations relatives à la vie de l'établissement
•Garantir la confidentialité des informations
•Gérer la régie des photocopies
Etat Civil :
•Gérer les demandes d’extrait d’acte d’Etat-Civil et les attestations et certificats divers (attestations d’accueil, de domicile ou de résidence, les légalisations de signature, etc.)
•Participer à l’organisation matérielle du recensement militaire
•Gérer les opérations funéraires en lien avec les funérariums (transports de corps, permis d’inhumer, certificats de crémation, ...)
Recueillir les dossiers CNI et Passeports :
•Gérer les dossiers de demandes et en assurer le suivi jusqu’à la délivrance du document sollicité.
•Assurer l’interface avec la préfecture si besoin.
Gérer les commandes de fournitures administratives
Secrétariat courant de la Police Municipale :
•Tenir à jour le registre des objets trouvés
•Rédaction des arrêtés de circulation et voirie
•Affichage des arrêtés municipaux
•Saisie des courriers
Secrétariat général :
•Rédiger divers documents simples : courriers, mails, comptes-rendus, …
•Mettre en forme certains documents : courriers, notes, mails, …
•Assurer la diffusion et la circulation de l’information auprès des personnes concernées.
•Mettre à jour le registre des délibérations et archivage du registre.
•Affranchissement du courrier
•Assurer la gestion des demandes d’achat et des bons de commande de l’administration générale, de leur réception à leur diffusion.
•Collecter les inscriptions scolaires réceptionnées à l’accueil et scanner les dossiers au secrétariat général.
•Gérer le recensement de la population.
Classer et archiver les documents administratifs

Agent d’accueil à la Maison des Services – France Services (base 10H)
Accueil physique et téléphonique :
•Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents publics
•Apporter un premier niveau d'information sur l'établissement : son organisation, les services présents...
•Apporter un premier niveau d’information dans la recherche d’hébergement, de lieux touristiques et spécifiques (guides, plans, sites internet …)
•Filtrer le public entrant et sortant
•Prendre les messages et les transmettre aux personnes concernées
•Recueillir, vérifier et afficher les informations relatives à la vie de l'établissement
•Garantir la confidentialité des informations
Régie de recettes :
•Suppléant du régisseur principal pour exécuter des services proposés au public (photocopies, vente carte avantage jeunes, billetteries manifestions de la ville…).
Suivi des informations et des services proposés :
•Gestion des plannings des salles
•Préparation des locaux pour l’accueil des partenaires (affichage, ouverture des portes, volets…)
•Tenue et diffusion de la bourse aux logements
•Tenue des statistiques des fréquentations

Activités et tâches secondaires du poste:
Etat Civil (en cas d’absence de l’agent d’état-civil) :
•Gérer les naissances, les mariages et les décès : déclarations, actes, registres, inscriptions des mentions marginales, créer et mettre à jour les livrets de famille, etc.
Elections
•L’agent peut être mobilisé en amont et lors de la tenue d’élection, selon besoins.
Gestion des locations des salles communales :
•Gérer les réservations des salles communales grâce aux documents et au logiciel spécifiques.
Toutes autres activités nécessaires au bon fonctionnement des services.

Conditions et contraintes d’exercice:
-Horaires fixes imposés correspondant à l’ouverture au public dont un samedi matin sur trois à la mairie
-Congés à prendre en fonction de l’équipe
-Manutention manuelle, contraintes posturales, gestes répétés
-Travail sur écran
-Grande disponibilité vis-à-vis des usagers
-Garant de l’image du service public, l’agent doit avoir une attitude, un comportement et une tenue irréprochables
-Situation de contact avec le public Profils recherchés Niveau requis : Bac
Expérience souhaitée : 2 ans sur un poste d’accueil

Connaissances générales (savoir) :
•Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales

Compétences pratiques (savoir-faire) :
•Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique, physique.
•Connaissance des techniques de secrétariat.
•Connaissance des outils de communication et de bureautique.
•Connaissance des circuits hiérarchiques et des règles administratives.
•Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
•Savoir gérer ses émotions, son stress

Qualités professionnelles (savoir-être) :
•Capacité d'assistance
•Rigueur et organisation
•Discrétion professionnelle
•Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
•Être autonome au quotidien dans l’organisation du travail mais savoir se référer à l’autorité
•Sens du service public