Responsable du service évènementiel

Détails de l'offre

Famille de métiers Culture > Programmation et techniques du spectacle Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Technicien
Technicien principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Oui Experience souhaitée Confirmé Rémunération indicative Rémunération selon conditions statutaires + régime indemnitaire Descriptif de l'emploi La Mairie de Soorts-Hossegor recherche un(e) Responsable du service évènementiel, sous l'autorité du Directeur Général des Services. Il/elle devra encadrer une équipe technique de 4 agents du service Animations.
L’agent devra élaborer la programmation des animations, se déroulant sur la commune de Soorts-Hossegor. Il/elle devra assurer l'organisation globale de l'ensemble des événements, animations, cérémonies, organisés sur la commune, en lien avec les élus, les services municipaux et les organisateurs d’évènements. Missions / conditions d'exercice Suivi des évènements communaux :
-Elaborer et mettre en œuvre la programmation évènementielle de la commune,
-Définir les besoins logistiques, humains et financiers des évènements, puis assurer la logistique sur le terrain,
-Coordonner l’organisation logistique des évènements et des animations organisés par la commune,
-Veiller au bon déroulement des manifestations par un suivi terrain,
-Participer à la mise en place et à la désinstallation du matériel lors des évènements avec l’équipe du service animations,
-Accueillir et informer les visiteurs, possibilité d’assurer le service ponctuellement lors des réceptions organisées par la collectivité,
-Dresser le bilan des évènements, y compris le suivi budgétaire et proposer des pistes de progrès
-Assurer l'encadrement du personnel dédié aux évènements (4 agents techniques du service animations),
-Collaborer avec l’office de tourisme sur la préparation des évènements qu’il organise,
-Collaborer avec le service communication pour veiller à la visibilité des évènements.

Suivi des évènements privés qui se déroulent sur le domaine public de la commune :
-Traiter les différentes demandes d’évènement en lien avec les élus concernés,
-Guider les prestataires dans l’élaboration administrative et technique de leur projet,
-Coordonner les moyens humains et techniques mis à disposition pour le bon fonctionnement des manifestations.

Suivi des projets privés qui se déroulent sur le domaine privé :
-Traiter les différentes demandes d’évènement en lien avec les élus concernés,
-Guider les prestataires dans l’élaboration administrative et technique de leur projet,
-Faire visiter les salles, réaliser les états des lieux, expliquer le fonctionnement du matériel et accueillir si nécessaire le jour de l’évènement,
-Coordonner le calendrier des évènements privés sur le territoire de la commune,
-Coordonner les moyens humains et techniques mis à disposition pour le bon fonctionnement des manifestations.

Gestion administrative :
-Élaborer un calendrier annuel des évènements,
-Gestion administrative des évènements (Contrats avec les prestataires, fiches techniques, courriers, rappel de la règlementation…),
-Rédaction des cahiers des charges techniques des différentes consultations liées aux évènements,
-Rédaction des décisions du maire liées aux évènements,
-Enregistrement des bons de commande sur la plateforme Atal,
-Elaboration du budget lié aux évènements,
-Gestion des locations et mises à disposition des salles en lien avec le service accueil (suivi du calendrier, élaboration des contrats, régie…)

Gestion des dossiers de demandes de subventions liées aux évènements :
-Prospection sur les subventions envisageables avec le directeur général des services,
-Montage des dossiers de demande,
-Suivi des dossiers de subvention,
-Gestion des demandes de subvention auprès de la commune pour l’organisation d’événements privés.
-
Missions Annexes (en cas d’absence de l’agent en charge)
-Rédactions des arrêtés municipaux en lien avec les évènements privés et publics qui se déroulent sur la commune. Profils recherchés Savoirs :

Expérience souhaitée dans le domaine événementiel,
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,
Parfaite connaissance du domaine événementiel,
Connaissance et compréhension du rôle des associations
Bonne maîtrise de l’outil informatique de base (word, excel, messagerie, internet, réseaux sociaux)

Savoir faire :

Fédérer autour d’un projet,
Coordonner,
Se rendre disponible,
Avoir un regard pratique et esthétique sur les évènements,
Avoir le sens de l’organisation,
Savoir travailler en équipe et en interservices,
Développer des partenariats.
Savoir animer et tenir une réunion,
Communiquer et adapter la formulation des propositions selon l’interlocuteur,
Accompagner les services dans l’élaboration de leurs projets,
Savoir assurer l’accueil des administrés.

Savoir être :

Disponibilité,
Communiquant,
Sens du travail en équipe,
Organisé,
Adaptabilité,
Discrétion professionnelle,
Capacité d’écoute,
Rigueur,
Réactivité,
Autonomie et prise d'initiative,
Force de proposition,


Particularités du poste :

Travail qui nécessite d’être en contact direct avec les élus, les organisateurs privés d’évènements (associations, sociétés…) et tous les services de la commune et des administrés.
Possibilité de déplacement en dehors de la commune, nécessite d’être présent sur les évènements et de faire des horaires variables. (Notamment les soirs et les week-ends dans le respect de la règlementation en vigueur).