Contrat national - assistant.e de gestion - h/f

CONTRAT NATIONAL - ASSISTANT.E DE GESTION - H/F

Quel sera votre rôle ?

Sous la responsabilité du Directeur adjoint de l’agence, vous contribuerez au bon fonctionnement de l'agence d'Abuja et de son bureau de Lagos en assurant i) la gestion administrative et logistique en coordination étroite avec la chargée de gestion et ii) la fonction de middle office suivi du portefeuille opérationnel de l'agence en lien avec le pôle SPR de la Direction Régionale Golfe de Guinée. Plus précisément, il s'agira de :

1. Assurer la gestion de la logistique et des moyens généraux de l’agence :
• Organiser et suivre l’entretien du patrimoine mobilier et immobilier de l'agence ;
• Organiser avec les différents fournisseurs l’acquisition des biens et fournitures et l’exécution des travaux de renouvellement / d'entretien ;
• Procéder périodiquement à l’inventaire physique et élaborer le procès-verbal d’entrée et de sortie ;
• Suivre les contrats de location des biens immobiliers et des matériels.
2. Participer à la rédaction et l'actualisation des procédures et des instructions de travail.
3. Assurer la gestion des caisses espèces pour le règlement des dépenses courantes.
4. En lien avec la Chargée de gestion :

• Suivre l'élaboration du budget de l'agence.
• Coordonner et participer à la gestion administrative du personnel :
• Suivre les événements ayant une incidence sur la paye du personnel (absences statutaires, congés annuels, maladie…) ;
• Examiner l’éligibilité des demandes et préparer les notifications d’octroi de prêt au personnel.
4. Middle office suivi du portefeuille opérationnel
• Assurer, en lien avec les chargé.es de mission, le SPR à la Direction Régional du Golfe de Guinée, le suivi des engagements particuliers;
• Assurer le suivi des restes-à-verser et des Reste-à Justifier;
• Préparer et suivre les appels d'échéances trimestriels des prêts consentis par l'AFD reçus du siège, envoi aux emprunteurs et suivi des recouvrements ;
• Suivre les impayés en liaison avec les opérationnels concernés ;
• Suivre de manière pro active les dates clés des conventions à travers l'échenillage en lien avec le SPR ;

Appuyer les chargé.es de mission dans la réalisation des diligences LAB/FT à l'instruction et à l'exécution.

Qui recherchons nous ?
L'Assistant.e de gestion d’agence devra avoir:
- Au moins quinze (15) ans d’expérience dans un poste similaire,
- Etre bilingue anglais/français
- Une expérience dans une fonction de middle office sur des projets de développement serait un atout
- Une Très bonne maitrise des outils bureautiques (excel, word, powerpoint)
- De la rigueur, un sens de l'organisation et des priorités, le respect des procédures et des délais.

Quelle équipe allez-vous rejoindre ?
L’AFD a un réseau de 85 agences à l’étranger. Chacune de ces agences est rattachée localement à une Direction Régionale ainsi qu’à un Département géographique au siège, chargé de coordonner les différentes équipes d’experts de Paris. L’agence AFD d’Abuja, qui est rattachée à la Direction Régionale Golfe de Guinée, compte 15 agents, et a fêté en 2023 sa 15ème année d’activité au Nigéria. Sa stratégie d'intervention s'articule principalement autour des trois objectifs suivants : - Réduire les vulnérabilités - Accompagner la lutte contre le changement climatique et les inégalités associées - Renforcer la gouvernance des institutions dans les secteurs d’intervention et la promotion des droits humains En complément des secteurs classiques d’infrastructures (Eau, Energie, Transport), l’agence s’est impliquée plus récemment dans les secteurs de l'agriculture, la formation supérieure et professionnelle, le digital et les ICCs. Consultez la fiche pays : https://www.afd.fr/fr/page-region-pays/

Pourquoi rejoindre l’Agence Française de Développement ?
Rejoindre l’AFD, c’est contribuer à la construction d’un monde en commun, c’est la mission de notre Groupe. Un monde en commun, c’est un monde qui préserve et défend ces cinq grands biens communs que sont la planète, le lien social, la paix, les partenariats et la prospérité économique.