Secrétaire général adjoint / générale adjointe d'entreprise (h/f)

Description du poste :
Dans ce cadre, l'adjoint(e) à la Secrétaire générale aux assemblées la seconde dans l'exercice de ses missions principales. A ce titre, il(elle) a un rôle de coordination et d'appui au sein du SGA en participant directement à la gestion des séances du Conseil départemental et de la Commission permanente. L'agent gère par ailleurs en propre plusieurs dossiers spécifiques (notamment l'administration fonctionnelle des applications de gestion des actes administratifs du Département, ainsi que certaines missions connexes au fonctionnement des Assemblées).
Collaborateur(trice) de premier plan de la Secrétaire générale, vous êtes associé(e) à tous les sujets de la compétence du SGA. Certains d'entre eux ressortent des missions qui vous sont directement confiées. En l'absence de la Secrétaire générale, vous assurez la direction du Secrétariat général aux Assemblées.
1/ Votre rôle sur le plan de la préparation et du suivi des instances délibérantes
Au quotidien, en collaboration avec les 2 agents gestionnaires des assemblées, vous supervisez la réalisation des différentes étapes préparatoires et subséquentes de ces instances. Vous veillez notamment au respect des délais et à la qualité du contenu des dossiers. Dans le cadre de cette hiérarchie fonctionnelle, vous gérez ainsi les sujets courants du fonctionnement des assemblées et en rendez compte régulièrement à la Secrétaire générale.
Vous devez également :
- élaborer les calendriers annuels des assemblées et les rétroplannings préparatoires correspondants,
- assurer la gestion prévisionnelle des ordres du jour des assemblées (éditions périodiques, suivi des contenus renseignés par les directions),
- gérer les éléments connexes aux séances du Conseil départemental (sténographe, invitation des cadres nouvellement en fonctions pour présentation au Conseil, récupération des données rendant compte des décisions du Président),
- gérer le marché de sténographie,
- gérer les arrêtés de délégations de fonctions du Président aux Vice-présidents et aux conseillers délégués,
- dans le cadre du calcul des indemnités des élus, suivre leur présentéisme au sein des différentes instances et gérer l'impact sur leur indemnités.
2/ Votre rôle sur le plan des outils informatiques de gestion des assemblées
Vous assurez l'administration fonctionnelle des applications informatiques utilisées par le SGA :
- ACTES77 : gestion des délibérations du Conseil départemental et de la Commission permanente, des décisions du Président et des arrêtés ;
- FastElus : transmission des dossiers d'assemblées aux élus ;
- ACTES : transmission des actes administratifs du Département en Préfecture pour exercice du contrôle de légalité.
En lien avec l'ensemble des utilisateurs d'une part, et les services informatiques d'autre part, vous veillez à une configuration optimale de ces différentes applications, à leur bon fonctionnement et à leur bon usage.
Vous en pilotez également les différentes évolutions.
Description du profil :
De formation juridique supérieure (troisième cycle en droit public) et/ou justifiant d'une expérience significative dans le domaine du pilotage d'instances décisionnelles, vous maîtrisez le fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et en particulier celui d'un Département, ainsi que le cadre légal régissant le fonctionnement des assemblées délibérantes.
Vous êtes doté(e) d'une vraie capacité d'analyse et de proposition, du sens des priorités et de l'urgence.
Vous avez une aisance relationnelle avec tous niveaux d'interlocuteurs et vous savez faire preuve de pédagogie, de diplomatie, de discrétion et de confidentialité
Vous appréciez le travail en équipe et en transversalité.
Une bonne maîtrise de l'outil informatique est également requise.
- Titres restaurant
- 25 CA et 24 RTT (sur la base de 39h hebdomadaires / Forfait jour pour les encadrants de catégorie A)
- Participation employeur à la Mutuelle et prévoyance
- Parking gratuit
- Gare à proximité
- Prestations sociales et COS
- Offres de formations innovantes
- Parcours managérial
- Ecole des métiers
- Accompagnement aux concours
- Télétravail possible après une période d'intégration
- Le poste est situé à Melun
- Le poste est ouvert aux fonctionnaires par voie de détachement ou mutation et aux contractuels
- Le Département est ouvert à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des travailleurs handicapés.

Experience: Expérience exigée de 3 An(s)

La Direction générale des services (DGS) conseille et oriente les services départementaux dans leurs choix stratégiques et dans la définition des politiques publiques. Elle assure le lien avec les élus du Département, organise le bon fonctionnement des assemblées délibérantes, garantit le respect des équilibres de gestion et la bonne exécution du budget départemental.
Le Secrétariat général aux assemblées (SGA) est une entité charnière entre l'administration et l'exé...