Référent administratif et financier dcjs (h/f)

La Direction Citoyenneté, Jeunesse et Sports pilote et met en œuvre les politiques publiques de la collectivité en matière de centres sociaux, jeunesse et de sport, en étroite collaboration avec les différents partenaires institutionnels et associatifs.

Rattaché à la Direction Citoyenneté, Jeunesse et Sport (DCJS) et sous la responsabilité du Directeur Citoyenneté, Jeunesse et Sport, vous assurez la gestion administrative et financière quotidienne des services, en veillant au bon suivi des budgets, des dépenses, des recettes et de la gestion des subventions ( CAF, CDV etc). Vous contribuez à la bonne exécution des projets et activités, en assurant le respect des procédures administratives et financières.

Suivi administratif et financier des budgets :

• Assurer la saisie et le suivi des crédits alloués aux différents projets et services de la Direction

• Contrôler et valider les dépenses engagées (factures, bons de commande, notes de frais, etc.) en lien avec le Directeur.

• Suivre l’exécution budgétaire et signaler toute anomalie ou besoin d'ajustement au Directeur.

Gestion des subventions et des conventions :

• Assurer le suivi administratif des demandes de subventions et des conventions de partenariat (rédaction, dépôt, suivi).

• Aider à la préparation des dossiers de demande de subventions auprès des services de la direction.

• Suivre l’avancement des projets financés par des subventions et assurer la liaison avec les financeurs pour les demandes de justificatifs ou les bilans financiers.

Gestion des ressources humaines et matérielles :

• Participer à la gestion des effectifs, notamment pour les contrats et plannings, congés des agents affectés à la Direction.

• Gérer la logistique des événements (réservation de matériel, locations de salles, gestion des stocks).

• Veiller à la bonne gestion des équipements et des ressources allouées à la Direction (matériel, équipements, etc.).

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Suivi administratif des projets et événements :

• Assurer le suivi administratif des projets et événements organisés par la direction, en lien avec les responsables

• Préparer et suivre les documents administratifs liés à l’organisation d’événements sportifs et de projets jeunesse (convocations, programmes, devis, etc.)

Assistance et communication interne :

• Apporter un soutien administratif aux services de la Direction dans le cadre de leurs missions quotidiennes.

• Participer à la rédaction de documents de suivi, rapports, comptes-rendus à l’attention du Directeur ou des services financiers de la municipalité.

Missions diverses :

• Collecte et transmet les informations nécessaires à la communication des actions du secteur.

• Participe à certaines animations de la direction

• En lien avec le Directeur rédige et contrôle l’exécution du planning administratif

• Manage de manière fonctionnelle certains projets de structuration administrative du secteur

Savoirs / connaissances théoriques :

• Maîtrise du cadre réglementaire dans le domaine de la jeunesse

• Connaître les règles de gestion budgétaire et de la comptabilité publique

• Connaissances juridiques et administratives

• Maitrise de l’environnement territoriale

• Maitrise du fonctionnement des partenaires institutionnels CAF, DDCS EN…

Savoir-faire / savoirs techniques

• Management de projets

• Maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, courriels…)

• Maîtrise de la conduite de réunions

• Création d’outils d’analyse et de pilotage

• Maitrise de la prise de note

• Maitrise de la rédaction de documents administratifs

• Maitrise procédures administrative et financière

Savoir être :

• Sens du service public

• Approche globale et stratégique

• Rigueur et méthode

• Force de proposition et goût pour les process

• Capacité à gérer les priorités

• Qualités relationnelles

• Esprit de synthèse et d’analyse

• Aptitude au travail en équipe et à la négociation

• Confidentialité et discrétion

Parcours professionnel :

Niveau 3 administratif ou juridique (BAC +2)

Expérience confirmée dans le domaine de la jeunesse