Assistante des chargés de mission et des chefs de bureau du sgac

Groupe RIFSEEP: 2
1) Vos activités principales:
Au sein du pôle des assistantes de direction du bureau des affaires administratives et juridiques du Secrétariat général pour les affaires de Corse, les activités principales de l’assistante des chargés de mission et chefs de bureau du pôle des politiques publiques et du pôle modernisation et mutualisation des moyens sont les suivantes:
Appui aux chargés de mission et chefs de bureaux du pôle des politiques publiques et du pôle modernisation et mutualisation des moyens :
- rédaction et mise en forme de lettres, courriers, notes simples, compte-rendu de réunion et relevés de décisions, de tableaux et divers travaux;
- préparation des réunions et des RDV :organisation, convocation, réservation de salles et de véhicules, mise à disposition du matériel de visioconférence, demandes de devis auprès des prestataires;
- circulation interne et externe des informations;
- prise en charge des nouveaux arrivants;
- accueil et orientation téléphonique et physique, ouverture du SAS
- appui et suppléance à l’assistante du « pôle des assistantes de direction » en charge du secrétariat du secrétaire général pour les affaires de Corse et de ses 2 adjoints;
- appui aux agents du « pôles du suivi des instances » du bureau des affaires administratives et juridiques, dans leurs différents domaines de compétences, en priorisant le secrétaire général pour les affaires de Corse et ses adjoints.

Interface avec le Secrétariat Général Commun de la préfecture de Corse-du-Sud pour les agents du Secrétariat général pour les affaires de Corse, hors campagnes individualisées :
- ASSIST CHORUS-DT pour l’ensemble des agents et la commissaire à la lutte contre la pauvreté (ordres de missions, états de frais) en lien avec le service des finances ;
- correspondante du service des ressources humaines;
- correspondante du service des moyens généraux et de l’immobilier;
-correspondante de l’agent en charge du suivi Qualité, circulation interne et externe des informations et des campagnes générales à l’attention des services de la préfecture, tenue et mise à jour des différents répertoires, listes de diffusion, annuaires, organigrammes, etc…;
- correspondante de la direction des systèmes d’information et de communication pour diverses demandes et campagnes;
- correspondante du service d’action sociale pour les tickets de restauration.
Secrétariat de la commissaire à la lutte contre la pauvreté (2 ½ journées par semaines, hors suppléance du secrétariat du Secrétaire général pour les affaires de Corse et de ses 2 adjoints) :
- suivi et gestion de l’agendas OBM;
- mise en forme de courriers ;
- préparation des réunions et des RDV :organisation, convocation, réservation de salles et de véhicules, mise à disposition du matériel de visioconférence.