Le Département de la Vienne recrute un Gestionnaire Commande Publique, Assistance administrative dans les domaines Energies, Entretien et Maintenance (H/F) au sein de la Direction des Bâtiments par voie statutaire, de concours, de mutation, de détachement et d'accès réservé aux personnes disposant de la reconnaissance de travailleur handicapé relevant du grade de rédacteur territorial.
Placé sous l’autorité Hiérarchique du responsable du Pôle Administratif et Financier et sous l’autorité fonctionnelle du responsable du pôle Energie, Entretien et maintenance :
En qualité de gestionnaire de la commande publique et comptable, il a pour mission (quotité de l’ordre de 50%) :
• Assurer la préparation administrative et les mises en concurrence des marchés publics (hors CCTP), des contrats, avenants, sous-traitants et réceptions de travaux relatifs aux opérations de la direction.
• Travailler en lien avec les techniciens et les ingénieurs de la Direction sur les calendriers de demandes de dépôt des consultations, réception des plis…
• En chaque début d’année civile, créer les opérations et les engagements d’AP dans le logiciel Astre GF.
• Gérer l’exécution administrative et comptable de ces marchés.
o Assurer l’exécution administrative et comptable des différents marchés (notifications, avances, gestion des retenues de garanties, avenants engagements…),
o Faire valider ces documents par le responsable administratif et financier et les chargés d’opérations concernés,
o Communiquer l’état d’avancement administratif des marchés de la Direction.
o Assurer le suivi des pièces administratives des marchés, et rendre compte régulièrement sur l’état d’avancement.
o Assurer la réception des plis.
o Procéder à la saisie numérique des documents sur le réseau informatique, selon les procédures en vigueurs, afin de permettre l’accès aux agents de la Direction: AE signé, DPGF signé ou non, CCAP ou CCTP signés, offre complète du candidat retenu.
• En lien avec le responsable administratif et financier, participer au suivi financier des investissements réalisés dans les bâtiments départementaux (réalisation de tableaux de bord et de bases de données).
• Participer à la rédaction des rapports de l’Assemblée délibérante.
• Classement et archivage des documents de marchés publics, contrats et conventions.
• Pour certaines opérations, assurer le traitement des opérations financières (engagements, factures, selon les procédures internes retenues).
En qualité d’assistant(e) administratif et financier du pôle Energies, Entretien et Maintenance, il a pour mission (quotité de l’ordre de 50%) :
• d’assister selon les besoins, le responsable du pôle Energies, Entretien et Maintenance et le technicien référent du pôle,
• de participer aux procédures de consultation et à la rédaction des pièces administratives de la commande publique du pôle,
• de contribuer à la préparation des budgets d’investissement et de fonctionnement du pôle,
• d’assurer le suivi des budgets d’investissement et de fonctionnement du pôle,
• de participer à l’élaboration et suivre les procédures administratives et juridiques relatives aux dossiers de subventionnement de la Direction au titre des économies d’énergies,
• Participer à la définition des orientations budgétaires stratégiques de la direction.
• Assurer la préparation administrative, juridique et budgétaire des contrats et conventions réalisés dans le cadre des activités du pôle.
Niveau de responsabilité :
Responsabilité de l’élaboration et du suivi de procédures liées à la commande publique et à l’exécution de marchés de la Direction,
Responsabilité du suivi du budget du pôle Energies, Entretien et Maintenance de la Direction,
Garant de la bonne tenue des dossiers juridiques (exécution des marchés) numériques de la Direction,
Aptitude à tenir informés la hiérarchie sur les dossiers.
Etre force de proposition pour la bonne mise en œuvre et exécution des actes administratifs.
Conditions de travail :
Résidence administrative et lieu de travail : CHASSENEUIL DU POITOU, Téléport 1 immeuble @3.
Bureau partagé.
Activité à temps plein.
Poste informatique (portable) avec logiciels Microsoft Windows et logiciels métiers.
Tickets restaurant.
Spécificité du poste :
- Forte autonomie dans l’organisation du travail.
- Capacité d’écoute et d’accompagnement des agents.
- Force de proposition dans le domaine de la commande publique.
- Très bonnes capacités rédactionnelle, d’écoute et de communication avec de multiples interlocuteurs, dans le souci constant de l’intérêt de la collectivité.
Profil attendu :
- Maîtrise des règles administratives, juridiques et financières conditionnant la passation et l’exécution des marchés de travaux et de maintenance des bâtiments.
- Connaissance des procédures relatives aux budgets et comptes des collectivités territoriales.
- Capacités rédactionnelles et de synthèse, qualités d'expression orale pour la présentation des dossiers.
- Sens requis de l'initiative, de l'anticipation, de la pédagogie et de la méthodologie à la gestion de projets, ainsi que de réelles qualités relationnelles (sens du travail en équipe, faculté d’adaptation, de reporting à la hiérarchie).
- Rigoureux et autonome, capacité à négocier, à travailler dans l’urgence, à respecter les délais, à analyser les situations et à trouver des solutions pragmatiques.
- Polyvalent, capacité à s’adapter à la pluralité des demandes, au grand nombre d’interlocuteurs et à des contextes techniques variés.
Savoirs :
- Bonne connaissance du cadre juridique de la commande et des constructions publiques dans toutes leurs composantes (juridique, budgétaire, financière, administrative).
- Bonne connaissance du contexte réglementaire et des procédures administratives (marchés publics, loi MOP, Code du Travail, Code de la Construction et de l’Habitation, réglementation des ERP, CCAG travaux et Moe, etc…).
- Bonne connaissance du mode de fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissance de l’exécution et de la gestion des marchés liés à la construction, l’entretien et la maintenance des bâtiments publics.
- Connaissance de la conduite d’opérations (construction, réhabilitation de bâtiments…)
- Maîtrise des logiciels bureautiques et métiers.
Savoir-faire liés aux activités du poste :
- Bon Reporting et capacité à communiquer et à faire preuve de pédagogie.
- Capacités d’analyse, d’organisation et de planification.
- Autonomie dans l’organisation du travail.
- Travail en mode projet et aptitude à l’encadrement et à l'animation d'équipe.
- Être force de proposition auprès de la Direction.
Savoir être
- Ouverture d'esprit, sens des responsabilités et du service.
- Aptitude à la communication et à la négociation.
- Aisance relationnelle et rédactionnelle.
- Capacité à rédiger de manière claire et concise.
- Sens de l’initiative et de la diplomatie
- Bonne qualité d’écoute.
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