Assistant(e) d'agence h/f en alternance

Vous souhaitez intégrer un BTS GPME (Gestion des Petites et Moyennes Entreprises) en alternance au sein de notre école Pigier Nice ? Vous êtes à la recherche d'une alternance pour la rentrée 2024/2025 ?

Nous vous proposons un poste d'assistant(e) d'agence au sein d'une entreprise partenaire. Vous serez en charge d'assister les chargés de clientèle et le directeur d'agence.

MISSIONS

ACCUEIL :

1. Assurer l’accueil physique et téléphonique de l’agence
2. Répondre aux interrogations des salariés ou les redirige vers le bon interlocuteur
3. Faire signer les contrats de travail des salariés en l’absence des chargés de clientèle
4. Ouvrir le courrier et en assurer soit le dispatching soit le traitement

GESTION DU PERSONNEL :

5. Etablir les DUE/DPAE
6. Rédiger des contrats de travail selon instructions
7. Accompagner les chargés de clientèles et les délégués d’exploitation dans la réalisation des contrats de travail et prépare les avenants temporaires
8. Appliquer la réglementation dans les contrats et planning de travail
9. Réclamer et saisir des RIB dans la fiche salarié
10. Mettre à disposition au service GTA des CDI et avenants définitifs pour enregistrement
11. Suivre les retours signatures pour les contrats
12. Déposer les annonces sur les différents sites de recrutement
13. Saisir des arrêts et des congés (CP/CSS/Evènement familial) + transmission des infos aux chargés de clientèle
14. Vérifier la validité des titres de transport et les enregistres
15. Préparer le STC en cours de mois
16. Effectuer la demande de vérification auprès de la Préfecture pour les salariés étrangers et assure le suivi des validités des titres de séjour
17. Créer la fiche des salariés
18. Enregistrer les matricules des stagiaires de l’agence dans le logiciel paie
19. Enregistrer dans le logiciel SILAE des documents administratifs liés à la gestion de personnel
20. Enregistrer les heures des contrats de travail sur Quadra Propreté Enregistrer des heures des CDD
21. Mettre à jour les données des salariés dans le logiciel Paie en cas de changement d’adresse ou téléphone
22. Suivre les travailleurs handicapés (récupère, enregistre et scanne les documents)
23. Réaliser les dossiers de transfert de personnel
24. Déclarer les accidents de travail, avec lettre de réserve, et mise à jour du tableau de bord AT/MP
25. Informer le service RH des AT survenus avec la description nécessaire à la déclaration
26. Mettre à disposition à l’équipe des indicateurs en terme de gestion du personnel : heures à retrouver / Lien avec fermetures des sites
27. Gèrer le dossier visite médicale des salariés (embauche, périodique, reprise) et déclaration des effectifs en fin d’année
28. Suivre les longues absences (maladie, congés parentaux, maternité) et rédige les courriers
29. Rédiger les courriers de fin et de prolongation de la période d’essai, acte des démissions, retraite, etc…

COMMERCE / FACTURATION :

30. Créer les devis selon la demande du Directeur d’agence
31. Préparer les documents d’ouverture de sites
32. Préparer les bons de facturation TE
33. Créer les chantiers/clients TE et contractuels
34. Enregistrer les documents clients
35. Enregistrer les facturations exceptionnels et des heures associées
36. Participer à la préparation de la facturation contractuelle
37. Rapprocher le bon de commande et/ou devis avec le bon de facturation
38. Participer au recouvrement
39. Assurer le suivi des fiches litiges liées au recouvrement et participe au recouvrement

ANIMATION SÉCURITÉ :

40. Assurer le suivi des mises à jour des plans de prévention
41. Assurer le suivi des contrôles périodiques du matériel de l’agence

PROFIL

42. Connaissance des logiciels Quadra Propreté, Silaé et Outlook
43. Etre méthodique et avoir le sens de l’organisation
44. Être rigoureuse, organisée et autonome
45. Travailler en équipe.

MODALITÉS

46. Contrat : en alternance
47. Localisation : Nice
48. Rémunération selon les barèmes en vigueur pour les contrats en alternance

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