Un.e référente état civil et élections

Sous l’autorité de la Responsable de service Affaires générales, vous aurez en charge les missions suivantes.

Missions principales et objectifs

* Instruction et suivi des dossiers d'Etat-civil (mariages, PACS, Parrainage civil)
* Dressage des actes d’Etat Civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, prénom)
* Etablissement de copies et/ou d’extraits d'actes (notaires, mairies, usagers…)
* Gestion des mentions marginales (divorce, mariage, décès, répertoire civil, P.A.C.S, dissolution de P.A.C.S., actes de notoriété, adoptions, naturalisations, rectification d'état civil, changement de prénoms...)
* Traitement des demandes de rectifications d’Etat Civil
* Enregistrement du courrier état-civil
* Traitement des demandes COMEDEC
* Gestion des livrets de famille
* Suivi des auditions relatives aux dossiers mariages
* Assistance aux mariages, parrainages civils, noces d’or…
* Dressage des actes d’état civil (reconnaissance, changement de nom, choix du nom, naissance, mariage, décès)
* Transmission de divers avis de mention
* Suivi des avis de naissance
* Gestion des demandes de changement de prénom et de nom
* Référente des archives d’état civil
* Référente des cartes ANTS/COMEDEC
* Formations des nouveaux agents en interne (fiche de procédure, PowerPoint)
* Transmission des éléments d’Etat Civil pour le magazine de la ville ainsi qu’au Tribunal


Gestion du recensement de la population

* Recrutement des agents recenseurs
* Préparation de la délibération pour la rémunération des agents
* Constitution des secteurs par agents recenseurs
* Préparation du matériel / réception des documents
* Rencontre régulière avec les agents recenseurs
* Mettre à jour le nombre de logements
* Etablir les fiches navettes
* Réception des réponses internet et correction si nécessaire
* Réception des bulletins individuels papier à saisir sur le logiciel
* Etablir les bordereaux récapitulatifs en fin de collecte
* Clôture du recensement avec destruction des imprimés inutilisés


Gestion des élections

* Responsable du bureau centralisateur
* Préparations des scrutins (dossiers, commission de contrôle, recrutement des agents, courriers assesseurs, réception des bulletins de vote)
* Gestion du REU: inscriptionset radiation
* Gestion des procurations et cartes en retour
* Préparation de la mise sous pli
* Tirage au sort pour constituer la liste des jurés d’assises (envoi de courrier, gestion du tableau)


Polyvalence avec l’agent du service cimetière

* Délivrance des diverses autorisations liées au cimetière (inhumations, exhumations, travaux, autorisations de circulation...)
* Gestion des emplacements pour achat et renouvellement
* Mandataire suppléant: régie cimetière


Polyvalence au Guichet unique

* Prise de rendez-vous et recueil des cartes d’identité et de passeport
* Recensement militaire
* Remise de divers dossiers et de formulaires (scolaire, logement, demande de changement de prénom, livret de famille)
* Enregistrement des chèques et paiements par carte bancaire restauration et périscolaire
* Renfort en cas de nécessité de fonctionnement
Profil recherché


Savoir-faire

* Procédures administratives relatives aux actes d'état-civil
* Techniques rédactionnelles
* Mise en œuvre des procédures et du respect de la règlementation
* Application de la règlementation en matière funéraire
* Maîtrise de l'outil informatique et des prologiciels (Etat-Civil et Cimetière)
* Recevoir et renseigner les familles ou les prestataires
* Appliquer les procédures administratives
* Apprécier les demandes au regard des différents documents fournis
* Contrôler l'authenticité des documents pour l'instruction des dossiers


Savoir-être

* Rigueur et méthode
* Polyvalence dans le service
* Disponibilité et sens du service public
* Qualités relationnelles
* Discrétion
* Facilités d’adaptation dans toutes les situations (public agressif, familles endeuillées…)
* Travail en autonomie
Infos pratiques

Rémunération statutaire + 13ème mois + COS


Conditions de travail

* Travail le samedi après-midi (mariages/parrainages par roulement)
* Déplacements occasionnels sur autorisation du Procureur de la République en cas de situation exceptionnelle (mariages in extremis)
* Travail le week-end lors des élections politiques
* Accueil du public difficile et des familles endeuillées

Adresser candidature C.V. + lettre de motivation à :
Monsieur le Maire
32, rue de Ruzé
CS 50105
77273 VILLEPARISIS Cedex

#J-18808-Ljbffr