Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la hiérarchie du directeur du pôle enfance et solidarité, le chargé d’accueil et de gestion administrative accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service
Les activités
o Accueillir physiquement et téléphoniquement le public
oRecevoir et orienter les demandes
oRechercher et diffuser des informations
oHiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
oOrienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
oConseiller les usagers et agents sur les procédures
oRenseigner et orienter le public
oIdentifier et gérer la demande et son degré d'urgence
oPrésenter des documents d'information et de communication
oGérer un planning de réservation
oOrienter vers les personnes et services compétents
oRenseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
oAider à rédiger des documents administratifs
oGérer et afficher des informations
o Traiter les dossiers et saisie de documents
oRecevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
oSaisir des documents de formes et de contenus divers
oGérer et actualiser une base d'informations
oUtiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
oTenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
oRédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
Les activités secondaires
oGarantir la continuité de service Missions / conditions d'exercice I.SAVOIRS (CONNAISSANCES NECESSAIRES POUR AGIR)
•Maîtriser les techniques de secrétariat
•Connaître l’environnement administratif, institutionnel et politique de la CCPR
•Maîtriser les applications bureautiques et informatiques métier
•Savoir classer, archiver
II.SAVOIRS FAIRE (COMPETENCES OPERATIONNELLES)
•Savoir accueillir, accompagner, conseiller les partenaires, les agents, les usagers
•Diffuser une information
•Mettre en œuvre les procédures et contribuer à leur amélioration
•Communication écrite et orale
•Savoir anticiper et gérer des conflits
•Savoirs relationnels (qualités personnelles et comportementales)
•Sens des relations humaines
•Discrétion
•Réactivité
•Organisation
•Savoir s’adapter
•Rigueur Profils recherchés - Expérience souhaitée sur un poste similaire
- Connaissance de la réglementation en matière d'accueil collectif de mineur et scolaire.
- Idéalement connaissance d'un logiciel de gestion scolaire et périscolaire
- Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques
- Sens prononcé du service public et du travail en équipe
- Aisance relationnelle, discrétion et confidentialité
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